Você quer saber de forma mais ampla quais são as funcionalidades do sistema de força de vendas, se ele vai além do cadastro de clientes e da emissão de orçamentos? Aqui, vamos abordar 12 recursos desse tipo de ferramenta, que ainda pode contar com outros adicionais.
Iremos mostrar o que fazem as funcionalidades e como servem para as rotinas diárias do setor comercial e para o trabalho do gestor de vendas, seja a sua equipe formada por vendedores internos ou representantes que atuam externamente.
Então, acompanhe-nos e conheça melhor a tecnologia.
Controle de vendedores
Além de auxiliar na gestão dos profissionais, o recurso ajuda a individualizar indicadores de performance para analisar o desempenho de cada um dos vendedores ou representantes e observar com quais segmentos, clientes e produtos os diferentes profissionais estão trabalhando.
Definição de política comercial
Com os critérios de atuação da equipe comercial registrados em uma das funcionalidades do sistema de força de vendas, evita-se más práticas e trabalho feito de forma muito diferente pelos profissionais — de acordo com preferências e feeling de cada um, por exemplo.
O recurso ajuda os profissionais a manterem-se alinhados entre si e com a empresa, e ainda mantém os processos rodando dentro do que foi testado e padronizado para as rotinas pelo gestor do departamento.
Pesquisa de satisfação dos clientes
Junto às vendas para novas contas, aquisições de clientes satisfeitos também são importantes para o faturamento. Logo, é importante entender o grau de satisfação deles e o que a empresa pode fazer ou melhorar para retê-los.
A pesquisa de satisfação permite que o responsável pela sua criação defina as perguntas-chave para avaliar o relacionamento com os clientes e solicite respostas nos níveis qualitativo e quantitativo.
Catálogo de produtos
É sempre necessário ter um catálogo pronto para ser compartilhado com os prospects e clientes, com especificações técnicas, fotos e detalhes dos produtos. Aliás, é um recurso que pode aumentar o ticket médio por venda, já que apresenta o que o cliente em potencial procurou primeiramente e demais opções que ele pode adquirir.
Agenda de compromissos
Para os representantes comerciais e vendedores, é a melhor forma de centralizar reuniões, visitas e demais compromissos do andamento das negociações. Para o gestor, é a maneira facilitada de acompanhar o andamento dos processos nos quais a equipe está envolvida e monitorar contas-chave.
A agenda é útil também para a organização do fluxo de trabalho — do funil de vendas — desde o primeiro contato com o cliente em potencial que chega ao profissional de vendas até o fechamento do negócio e acompanhamento da entrega dos produtos. Com isso, o risco de negócios serem mal conduzidos é reduzido ou até eliminado.
Integração com ERP
A maioria dos dados que transitam pelas funcionalidades do sistema de força de vendas são necessárias também no ERP das empresas, pois se relacionam a outros processos e setores, como financeiro, fiscal e administrativo.
Daí a importância de integrar a força de vendas com o sistema de gestão, fazendo com que os dados gerados em negócios sejam automaticamente, e de maneira personalizada, compartilhados com o ERP. Além da garantia da alocação de dados com exatidão nos módulos do ERP, trabalhos manuais de registro, digitação e conferência são dispensados, elevando a produtividade dos profissionais que operam ambas as ferramentas.
Aplicativo móvel
Uma versão para smartphones da ferramenta é essencial principalmente para representantes externos terem acesso permanente, e em qualquer tipo de aparelho, a recursos e dados a automação comercial.
Uma situação que já foi muito comum para os representantes era a de anotar dados manualmente para somente depois, com acesso a um computador ou notebook, passá-los para o sistema e dar andamento às tarefas. Sem a necessidade disso, erros e esquecimentos são prevenidos e as vendas são efetivadas mais rapidamente.
Cadastros
Como a informação é um ativo valioso, e algumas precisam ser utilizadas mais de uma vez, os cadastros formam no software de vendas um banco de dados completo sobre produtos, prospects, clientes, vendedores e negócios fechados, perdidos e em andamento.
Relatórios e indicadores
Análise de dados é imprescindível para a gestão comercial, motivo pelo qual o software entrega uma série de informações, gerais e segmentadas, para monitoramento e análise do desempenho da equipe. São dados como:
- negócios por representante ou vendedor;
- vendas por grupos de produtos;
- vendas por região;
- metas planejadas e realizadas.
Suporte
Esse recurso marca a diferença entre a subutilização e o aproveitamento total da ferramenta, pois é necessário para a aderência de novos usuários, implementação de processos mais complexos, integrações e outras situações específicas, que podem aparecer no momento da implementação ou muito tempo depois do início do seu uso.
Notificações
Os profissionais precisam acompanhar dezenas de prospects e clientes, além de conduzir negociações que podem durar dias ou semanas. E é inviável lembrar de cabeça todos os próximos compromissos e de fazer follow-up — e é contraproducente entrar todo dia no cadastro de cada cliente ou lead para verificar em que etapa está o relacionamento e qual deve ser a próxima ação.
As notificações ajudam o gestor e sua equipe a manter a pontualidade de suas ações e o andamento correto dos fluxos de trabalho.
Os recursos são muitos e de extrema importância, mas as funcionalidades do sistema de força de vendas são agrupadas em um critério que precisa ser avaliado antes de escolher qual tecnologia, de qual fornecedor, a empresa implementará. Por exemplo, um software muito completo pode acabar sendo pouco flexível e inviabilizando sua adequação aos processos e ao negócio, e vice-versa.
Para ajudá-lo nesse passo seguinte, criamos outro conteúdo no qual abordamos 9 critérios, indo além das funções, para avaliar a contratação de uma automação de força de vendas.