Criar uma equipe de vendas não é tarefa simples e exige cuidados com detalhes. Mas quando o processo é bem planejado e executado, a tendência é que os profissionais envolvidos, e comandados por um bom gestor comercial, gerem bom retorno ao negócio e ajudem em seu crescimento.

Nesse momento, é preciso tomar decisões acerca de metodologias de marketing e vendas, formatos de processos e tarefas, tecnologias e demais pontos da estrutura. E esses tópicos serão os abordados adiante para ajudá-lo a montar o time ideal para a sua empresa. Acompanhe-nos.

Decidir entre representantes e vendedores

Ambos os profissionais têm como objetivo escoar a produção fechando vendas, mas não significa que são sinônimos, pois há diferenças importantes entre eles na atuação diária e na relação entre contratante e contratados.

Os vendedores, que podem ser internos ou externos, são funcionários que trabalham no regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), tendo salário fixo, mais comissões, e recebendo da empresa todos os recursos necessários para o trabalho. No dia a dia, são profissionais que trabalham de maneira mais integrada a ações de marketing e a realização de muitas de suas tarefas é definida por essa integração.

Já os representantes comerciais são prestadores de serviços, profissionais autônomos/liberais ou pessoas jurídicas. Então, eles trabalham com os próprios recursos (podendo também utilizar recursos da empresa conforme acordo entre as partes, como o sistema que centraliza e gerencia os negócios desenvolvidos) e, normalmente, recebem apenas comissões sobre as vendas efetivadas.

Outras diferenças entre representantes e vendedores são: os representantes comerciais acabam acumulando funções e têm mais liberdade de atuação. Por exemplo, os representantes, como principais pontos de contato ou únicos entre clientes e empresa, podem fazer também o trabalho de captação de clientes e de pós-vendas, setores que seriam separados dentro da empresa. Já a liberdade de trabalho se refere a pontos como uso de técnicas de vendas, marcações de reuniões e formas de buscar as oportunidades de negócios.

Para tomar a decisão, os principais critérios a serem observados são:

• despesas trabalhistas X da contratação de serviços;
• estrutura interna e recursos disponibilizados em relação a tecnologia, transporte e demais necessidades;
• trabalho de marketing desempenhado ou não pelo negócio;
• grau de controle que se deseja ter internamente sobre o processo comercial.

Definir e padronizar os processos comercial e de marketing

Para representantes

Caso a escolha seja por equipe de representantes, o gerente comercial precisa definir questões como canais e periodicidade de comunicação e alinhar critérios com a equipe em relação aos clientes ideais, a valores da empresa e aos seus objetivos.

Apesar da maior autonomia que uma equipe de representantes comerciais comumente tem em relação a um time de vendedores, existem processos que devem ser definidos e padronizados internamente para que se consiga acompanhar o trabalho feito externamente e guiá-lo conforme regras e critérios importantes para os resultados e para o relacionamento entre empresa, clientes e profissionais.

E mesmo que o processo comercial seja executado por representantes, o negócio pode contar com uma estratégia de marketing e padronizar pontos do processo de acordo com ela. Por exemplo, o marketing pode trabalhar realizando a captação de contatos pelos meios digitais, sendo mais eficiente e rápido nisso do que os representantes seriam em visitas presenciais. Depois, as relações criadas internamente e em volume podem ser passadas aos representantes para que finalizem os negócios e estabeleçam efetivamente as relações comerciais, o que potencializaria o trabalho da equipe.

Para vendedores

A liberdade não pode ser totalmente excluída em um setor comercial interno, mas inevitavelmente esse ambiente dá ao gestor mais controle e a padronização pode permear os processos definidos do marketing à finalização das vendas, em todas as etapas e na maioria das tarefas.

Algumas definições são comuns ao processo comercial movido por representantes, como definição do perfil dos clientes e alinhamento do fluxo de trabalho a objetivos e valores empresariais, mas elas param por aí.

Primeiramente, é preciso levar em conta a metodologia utilizada para o marketing, se é Inbound ou Outbound. Sendo Inbound, além das ações de marketing em si, é preciso padronizar para o comercial procedimentos como:

• recebimento das oportunidades geradas pelo marketing e primeira análise deles;
• formato de pré-qualificação para vendas, caso seja estabelecida essa etapa preliminar;
• quantidade e frequência para follow up;
• margem percentual autorizada para negociação de valores de cada produto;
• levantamento e envolvimento de decisores de compra;
• critérios para o encerramento de contatos;
• indicadores compartilhados entre marketing e vendas.

Sendo Outbound Marketing, a prospecção algumas vezes é feita pelos próprios vendedores. Se esse for o caso, a padronização envolve tarefas como canais e formato de captação ativa dos clientes potenciais e forma de abordagem inicial, para posterior qualificação e fluxo que envolve tarefas como as listadas acima focadas em vendas.

Por outro lado, se a prospecção ativa estiver nas mãos de uma equipe de marketing, é preciso estabelecer o momento da passagem dos contatos e se o marketing trabalhará com algum tipo de qualificação ou se o comercial fará toda a comunicação pós-resposta/interação. Novamente, o intuito é que haja integração entre as estratégias complementares para o time de vendas atuar adequadamente em relação ao trabalho anterior de captação.

Escolher boas ferramentas e integrá-las

Um processo totalmente interno precisa de automação de marketing e sistema de força de vendas. O primeiro capta os contatos e faz toda a comunicação necessária para qualificar e classificar as melhores oportunidades de vendas, que entrarão de fato no processo comercial visando fechamentos. Já o sistema de vendas é necessário para centralizar o andamento e a gestão dos profissionais e de todos os negócios em desenvolvimento e já finalizados.

Ambas as tecnologias agilizam o trabalho dos profissionais automatizando tarefas e enviando notificações a respeito delas e de movimentos em negócios, fazem com que a comunicação seja mais rápida e centralizada e entregam dados confiáveis sobre indicadores de performance. E se forem integradas, podem fazer com que marketing e vendas funcionem de maneira mais fluida. Por exemplo, um contato pode se classificar como oportunidade para nova venda correspondendo a critérios configurados pelo marketing e, pela integração, ser enviado diretamente ao sistema de vendas com notificação da nova oportunidade para determinado vendedor.

Trabalhando com representantes, o sistema de vendas continua sendo essencial, havendo ou não uma estratégia de marketing em paralelo. Além da automação de tarefas, da facilitação do desenvolvimento de vendas e da geração de relatórios diversos, a tecnologia de força de vendas auxilia no acompanhamento que o gestor interno faz e na sua comunicação com os profissionais externos, coisas que muitas vezes são grandes dificuldades de negócios que mantêm representantes comerciais.

Seja qual for o modelo, criar uma equipe de vendas sem tecnologia potencializadora dos talentos é um erro que se reflete diretamente nos resultados.

Nomear um gestor

Equipes internas normalmente têm os seus gestores. Então, vamos chamar atenção para a necessidade dessa nomeação quando a escolha é por uma equipe de representação.

Mesmo que os representantes tenham mais autonomia que os vendedores, eles precisam ter um profissional interno para se reportar diretamente, que também é responsável pelas vendas e tem disponibilidade permanente para o assunto, até porque pode ser acionados em alguns momentos por conta de problemas que os representantes não conseguem resolver.

E se houver uma estratégia de marketing que precisa ser integrada à atuação dos representantes, o gestor comercial deve acompanhar o andamento desse trabalho conjunto e ser o ponto de contato entre os profissionais dos diferentes processos.

Definir indicadores

Indicadores de desempenho são fundamentais para entender o andamento das vendas e a atuação de cada profissional envolvido, bem como para entender se o alinhamento entre comercial e marketing está correto. E isso também vale para equipes de representantes.

Da mesma forma que funcionários, os profissionais que prestam o serviço precisam fechar um determinado volume de vendas. Logo, é preciso centralizá-los em um sistema de vendas e utilizar os relatórios da ferramenta para medir o desempenho e suas taxas, como número de visitas feitas por dia e relação oportunidades X fechamentos. Isso porque mesmo não gerando muitos custos, um representante que não tenha bom desempenho pode estar ocupando o lugar de outro prestador possivelmente mais eficiente.

Em relação a vendedores, os indicadores mais comuns são:

• taxa de conversão entre etapas do funil de vendas;
• conversão de oportunidades em vendas efetivadas;
• duração do ciclo de vendas;
• volume realizado X metas planejadas.

E é importante que esses indicadores sempre sejam relacionados aos de marketing, já que essa estratégia influencia diretamente no trabalho do comercial.

Onboarding e treinamento

Naturalmente, profissionais de vendas recém integrados à empresa têm performance menor que a dos mais experientes. E eles precisam de um bom planejamento de integração e treinamento em técnicas internas e tecnologias para alcançarem o desempenho esperado, o que se chama de rampagem.

É normal que a rampagem leve algum tempo para ocorrer, mas o período pode ser reduzido com instrução e acompanhamento dos profissionais, ajudando-os a entender melhor o público do negócio, o funcionamento do ambiente interno e como extrair o melhor dos processos padronizados e das ferramentas disponíveis.

Sua empresa já começou a criar uma equipe de vendas? Ou está com isso no planejamento para curto prazo? Comente abaixo sobre os tópicos que abordamos ou aproveite para deixar alguma dúvida que você ainda tenha sobre o assunto.