Além do gestor comercial, o responsável pela TI tem grande importância para o projeto de integração entre sistema de vendas e ERP utilizado na empresa. Isso porque seu conhecimento técnico é fundamental para planejamento e desenvolvimento corretos, que garantem a implementação da maneira necessária e os resultados esperados do investimento.

Junto a análises puramente técnicas envolvendo as duas ferramentas e os mecanismos utilizados para a ligação entre elas, esse gestor ainda precisa se preocupar com rotinas internas e com o impacto que decisões acerca do projeto podem causar para empresa e usuários.

Adiante, vamos abordar os pontos mais importantes para uma integração segura e alinhada aos interesses do comercial.

Sistemas de intermediação da integração

Assim como o ERP, o sistema de força de vendas a ser integrado precisa contar com uma porta de comunicação preparada para a ligação entre as ferramentas. Além disso, o software de automação comercial deve ainda contar com um middleware compatível com o ERP em questão (ou adaptável a ele para o projeto), pois é o mecanismo responsável por transmitir dados para o sistema de gestão conforme a formatação que ele exige.

Outro cuidado nesse sentido, além do requisito da própria existência dos mecanismos de intermediação, é em relação aos tipos de porta de comunicação do ERP e da força de vendas. Por exemplo, se o ERP da empresa contar com webhook, pelo qual dados podem ser movidos e integrados em tempo real, é necessário averiguar a possibilidade de o fornecedor da ferramenta de vendas fazer a comunicação com essa porta e implementar um middleware compatível com as portas desse modelo.

Gerenciamento do projeto

É verdade que a tecnologia cada vez mais facilita todo tipo de trabalho, mas a ligação de um ERP com outro software em uma média ou grande empresa ainda carrega um grau de complexidade. Junto a isso, os envolvidos devem atentar ainda a particularidades da companhia, regras de negócios, compliance, necessidades específicas e demais critérios aos quais o projeto tem de se ajustar para ser um sucesso.

Portanto, em primeiro lugar o projeto deve ter um escopo bem claro, no qual todas as especificações são detalhadas e um script de execução é desenhado. E para que esse escopo seja seguido corretamente e entregue os resultados esperados, necessita de acompanhamento dos gestores comercial e de TI. Enquanto o primeiro garante que o projeto entregará o que foi buscado para o processo de vendas em si, o gestor de tecnologia se encarrega de ser o responsável técnico interno da integração.

Análise de dados trafegados

A quantidade e o detalhamento dos dados envolvidos pode exigir adaptações e o desenvolvimento de soluções específicas complementares, necessárias à correta alocação deles no que diz respeito à conversão de informação e à formatação de arquivos.

Por isso, devem ser elencados na totalidade para o escopo, sendo avaliados os dois softwares com suas condições iniciais para planejamento de como processar e transitar as informações nos modelos que os usuários necessitam.

Linguagens de programação

A lógica e o formato de desenvolvimento das tecnologias envolvidas podem ser bastante diferentes. Mas um fornecedor cuja solução já tenha sido criada com preparo para se integrar aos principais ERPs do mercado faz com que esse ponto não seja uma preocupação.

Com esse apoio especializado, basta que o responsável técnico interno e gestor comercial trabalhem junto ao fornecedor para que ele entenda as necessidades de processos de negócios e as características da infraestrutura de tecnologia. Assim, a solução de vendas pode ser integrada de acordo com o escopo do projeto e a devida personalização para a empresa.

Adequação entre sistemas e processos e internos

Naturalmente, deve haver um alinhamento entre rotinas e aplicação de tecnologias para rodagem delas. Diante disso, um projeto de integração entre sistema de vendas e ERP precisa ter um posicionamento em relação a adequar os processos aos recursos ou realizar modificações técnicas para que os sistemas se adaptem aos processos já definidos.

Nesse momento, o que deve ser analisado para a tomada de decisão, que é essencial para a execução do projeto, é qual método irá gerar mais valor para a empresa ao fim da implementação e mais ajudará os usuários a aplicarem os recursos com potencial. Também é importante pesar o grau de impacto que um ou outro modelo poderá ter na prática do dia a dia.

Por exemplo, determinada customização na integração pode ser demorada e gerar custos, enquanto seria mais fácil e rápido reformular alguma prática do backoffice comercial. Porém, também pode ocorrer de uma personalização, por mais que exija investimento adicional, causar grande melhora, e permanente, para o processo de vendas, sendo adaptada às rotinas já implantadas no setor — quando seria justificado o aumento de complexidade para o desenvolvimento e caminho de adequação da tecnologia aos processos.

Ambientes de testes

As melhores práticas demandam criação de um ambiente puramente de testes para homologação de uma solução antes que ela seja aplicada, e testada novamente, na realidade. E isso precisa ser acompanhado pelo responsável técnico e todos os demais envolvidos no projeto, como profissionais do fornecedor da automação.

Já a aplicação em ambiente de produção deve ser progressiva, para quem somente o gestor comercial, ou ele e mais poucas pessoas, utilizem as ferramentas integradas em processos reais. Depois desse primeiro uso, com análise de como os recursos funcionaram, de interfaces, da gestão de dados, de relatórios e dos demais critérios, toda a equipe pode passar a usar as funções.

Em suma, considerando os tópicos que abordamos, o responsável técnico acumula as responsabilidade de fazer com que o projeto seja viável tecnicamente e se encaixe com perfeição na operação e na gestão comercial. E justamente por essa dupla responsabilidade é que os cuidados para integração entre sistema de vendas e ERP não podem se limitar ao campo do departamento de TI, já que os resultados esperados envolvem processos setoriais e estratégia comercial.

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