Mais do que apenas digitalizar, informatizar o processo de vendas envolve a aplicação de todos os recursos possíveis de tecnologia, como integração entre diferentes sistemas e automação de uma série de tarefas, principalmente as repetitivas e do dia a dia.

Os objetivos são aumentar a eficiência do setor, deixá-lo mais ágil, garantir a exatidão das informações, melhorar a comunicação com outras áreas da empresa e permitir que os profissionais tenham mais tempo para investir em trabalhos estratégicos e desenvolvimento de negócios.

Com as x etapas que explicaremos a seguir, você pode deixar seu comercial informatizado. Acompanhe-nos.

Identificar e substituir atividades manuais

Por exemplo, o envio dos dados das vendas do comercial para o financeiro pode ocorrer por e-mail ou mesmo verbalmente, para que o departamento das rotinas administrativas emita cobranças e notas fiscais e faça os devidos registros das movimentações. Mas esse funcionamento, manual, pode gerar problemas por conta de erros humanos, esquecimentos ou demora.

Nesse caso, a solução poderia ser integrar a ferramenta utilizada pelo financeiro/administrativo ao software do comercial, fazendo com que as vendas efetivadas sejam comunicadas automática e imediatamente aos demais setores que necessitam dos dados gerados pelos negócios. Junto à comunicação, é possível que os dados sejam enviados e na recepção sejam alocados nos devidos módulos e relatórios do ERP.

Eliminar controles individuais e digitalizar os dados

Esses controles são aqueles que os profissionais fazem por conta própria por falta de algum recurso disponibilizado pela empresa para um controle geral e centralizado, como uma plataforma de vendas, que concentra os dados de performance de todos os vendedores e os resultados do processo comercial em si.

É preciso identificar quem faz algum tipo de controle manual e solicitá-lo, já que a eliminação só pode ocorrer de fato depois que essas informações colhidas forem revisadas e, caso aprovadas, repassadas à nova forma de controle a ser implementada.

Normalmente, as pessoas mantêm os dados em planilhas de Excel, mas algumas podem fazer anotações em agendas e cadernos. O que está no papel de fato precisa ser digitalizado. Já as planilhas podem ser configuradas para suas informações serem importadas para os sistemas.

Permitir acesso externo à ferramenta de vendas

Se o modelo de negócio conta com vendas externas, os profissionais que atuam em campo precisam ter acesso aos mesmos recursos que teriam trabalhando dentro das dependências da empresa. Dessa forma, não recorrem a outras soluções que citamos e que as empresas buscam evitar ao informatizar o processo de vendas.

Optando por uma plataforma que tem versão em aplicativo mobile, os vendedores ou representantes podem fazer seus negócios em visitas a clientes por meio de seus celulares ou de tablets. Ou seja, a estrutura interna segue funcionando com as atividades externas.

Centralizar o setor em uma plataforma de vendas

Centralizar quer dizer ter todos os profissionais trabalhando somente com o software comercial, no qual todos os dados do departamento são armazenados e processados.

Isso melhora o gerenciamento da área e evita desvios no que foi definido pelo gestor para as rotinas, pois não ocorre mais perda de informações, registros dispersos em fontes variadas e pessoas trabalhando de formas diferentes.

Basear todo o armazenamento na nuvem

O ideal é que os aparelhos da empresa, móveis ou não, sejam apenas os meios de operação das tarefas e dos sistemas, sendo os próprios softwares e os dados todos baseados na nuvem.

Essa forma de hospedagem deixa computadores, tablets e celulares mais eficientes ao rodar as rotinas. Quanto à informação armazenada, fica mais segura e pode ser mantida centralizada e disponível a todos os profissionais que precisam dela, independentemente de seus setores.

O uso da nuvem ainda evita que as pessoas recorram a mídias externas, como HDs e pen drives, para copiar e movimentar dados, o que atrapalha a organização planejada e gera mais custos com periféricos de informática.

Treinar os profissionais

Os treinamentos são essenciais para os profissionais envolvidos seguirem as políticas comerciais estabelecidas e trabalharem utilizando somente a tecnologia aplicada na informatização implementada.

A falta de treinamento pode causar principalmente dois problemas: as pessoas agirem de diferentes formas, por conta própria, por não conseguirem seguir os critérios determinados e/ou as diretrizes serem seguidas, e as ferramentas utilizadas, mas de maneira errada.

Por exemplo, o segundo caso citado acima é o do vendedor que registra e submete um negócio fechado na plataforma, como deve fazer, mas promete ao cliente um prazo de entrega inadequado sem consultar os prazos possíveis especificamente para a categoria da mercadoria vendida, pois não teve essa instrução.

Adequar a empresa à LGPD

A informatização envolve dados e tecnologia, como pôde perceber ao longo do texto. Por isso, é obrigatório que a empresa busque conhecer a fundo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e faça os ajustes necessários para cumprir as exigências do texto, como:

• garantir a segurança dos dados coletados;
• solicitar consentimento dos titulares dos dados coletados;
• tratar as informações, trabalhá-las, somente até o limite do necessário para cumprir os objetivos associados à coleta feita;
• ter um canal de comunicação entre os titulares dos dados e a empresa para tratar exclusivamente sobre esse assunto, caso seja preciso;
• promover controle de acessos internamente;
• evitar a coleta de dados considerados sensíveis legalmente.

Entre os grandes benefícios de informatizar a equipe de vendas temos a otimização do setor para lidar com maior volume de negócios em menos tempo e para se comunicar melhor com clientes e prospects. Veja como a tecnologia nas vendas promove a escala do comercial, sua personalização e melhor gestão de dados.