Sempre que o gestor de TI tem a incumbência de entregar a integração com sistema de vendas para o comercial e setores ligados a ele, precisa comparar os mecanismos possíveis para aplicação e ainda as implicações que cada escolha pode ter, como custos, volume de trabalho e terceiros envolvidos.

Além disso, tem de entender quais são os objetivos e as necessidades dos departamentos que utilizarão a integração feita, critério muito relevante para decisão entre uma contratação ou criação de um projeto de TI mais complexo.

Considerando rotinas de vendas e tecnologia, abordamos abaixo os tipos de integração e análises que precisam ser feitas quando eles são avaliados para implementação. Acompanhe.

Tipos de integração e como se encaixam na empresa

Application Programming Interface (API)

Para interligar uma ferramenta de vendas com outras de um negócio utiliza-se principalmente as APIs privada e de terceiros, que expandem o alcance de sistemas internos e possibilitam o trabalho conjunto a tecnologias de parceiros de negócios. Dependendo de quais necessidades a empresa tem, APIs públicas também podem ser utilizadas, como para interligar as rotinas administrativas a serviços governamentais públicos de emissão de notas fiscais.

Esse formato atualmente é provavelmente o mais utilizado por ser eficiente, seguro (possibilita que as informações sejam criptografadas), altamente parametrizável e entregar velocidade aos processos que são integrados via API e ao trânsito dos dados envolvidos.

Especificamente para o comercial e suas integrações, as principais vantagens são:

• atualizações em tempo real: por exemplo, a venda gerada na automação comercial é automaticamente disponibilizada para os setores financeiro e fiscal, responsáveis pelas notas fiscais e emissão das cobranças;
• personalização e parametrização: APIs apresentam estruturas prévias, mas elas podem ser modificadas para que se encaixem da melhor forma possível aos processos da empresa usuária;
• adaptabilidade: outros possíveis parceiros, e novos sistemas internos, podem ser integrados à API previamente aplicada e terem tecnologias desenvolvidas para funcionarem juntamente a ela.

Integração via banco de dados

Aqui temos a solução na qual um mesmo banco de dados é compartilhado entre as ferramentas integradas, com um terceiro software, o extrator de dados, realizando a movimentação da informação entre os sistemas.

Em geral, é uma solução mais simples e que exige menos investimento, mas atende a menos demandas. Se as necessidades são apenas de trânsito, compartilhamento e alocação de dados entre interfaces, essa ligação é suficiente. Porém, ela sozinha pode deixar a desejar se há pretensão de automatizar tarefas manuais e repetitivas.

Troca eletrônica de dados

Nesse caso, a troca é realizada por software que importa informações das ferramentas integradas e também as exporta para elas. Além disso, esse intermediador faz a tradução necessária para os dados de sistemas distintos serem corretamente interpretados e alocados nos seus destinos.

Atualmente, há diversos hubs de intermediação cujos serviços são justamente a realização e a simplificação da ligação entre as ferramentas. Os hubs funcionam sendo ligados às tecnologias indicadas, com possibilidade de fazer personalizações e em algumas hipótese aliar a automação de tarefas ao trânsito dos dados. Porém, se alguma das tecnologias utilizadas não estiver no rol de sistemas abrangidos pelo hub escolhido, essa solução não pode ser aplicada.

Integração nativa

Esse é mais um recurso de uma ferramenta, uma funcionalidade, do que um tipo de integração com sistema de vendas. É algo que determinados softwares oferecem para um grupo de outros sistemas com os quais uma preparação foi feita para oferecer imediata e facilmente a ligação entre eles para os usuários.

Portanto, a integração nativa depende dos tipos abordados acima, que precisam estar aplicados para o funcionamento da troca de dados e da automação das tarefas. Dependendo de quais funções e objetivos são compreendidos pela integração, um ou mais tipos podem estar embarcados na estrutura do sistema.

O mais comum é que as APIs sejam utilizadas para proporcionar as integrações nativas, como o R-Connect faz com ERPs. Até porque essas APIs podem ser modificadas para abranger outras ferramentas ainda não atendidas pela integração nativa e soluções de parceiros, clientes e fornecedores podem ser desenvolvidas para se comunicarem com as APIs.

Entre as vantagens da integração com sistema de vendas nativa temos as próprias do tipo de mecanismo aplicado e outras que surgem do oferecimento do recurso, como:

• facilidade e agilidade para ligar ferramentas;
• mais possibilidades de automatizar tarefas;
• menos problemas de incompatibilidade nos dados transitados entre softwares diferentes;
• menos trabalho interno para a empresa;
• menos custos para preparar as integrações e proporcionar as funcionalidades que os usuários necessitam;
• menos intermediários participando da infraestrutura de tecnologia do negócio;
• maior segurança para a informação e mais controle sobre usuários e acessos.

Quanto à aplicação dentro de determinado cenário, pelas possibilidades de personalização e parametrização, é mais difícil se deparar com necessidades e problemas para os quais não há uma solução de curto prazo.

Outra grande vantagem da integração nativa é a expertise que a empresa fornecedora da ferramenta comercial tem em relação aos sistemas integrados, pois ela acompanha seus parceiros de integração e conforme eles aplicam melhorias em suas tecnologias, o software de vendas recebe atualizações e upgrades para acompanhar as evoluções dos parceiros.

Esse tema é importante para o momento de escolha de uma automação de força de vendas, já que as possibilidades ou impossibilidades de integração comercial devem ser consideradas e relacionadas com as necessidades do negócio e do processo comercial. E o gestor de TI, na sua análise técnica de apoio para a decisão de contratação, é quem fica responsável por validar os parâmetros técnicos da solução.

Por falar nisso, veja como avaliar um sistema de vendas para uso analisando as integrações e outros tópicos.