Mais do que conhecer a tecnologia, a avaliação gratuita do software de vendas também serve para analisar se ela se encaixa bem no ambiente da empresa: em suas rotinas, nos fluxos de trabalho e na estrutura.

Portanto, alguns fatores precisam receber especial atenção e um olhar mais aprofundado, pois eles podem ser aprovados e ainda revelarem novidades em adoção de práticas para qualificação do setor de vendas a partir da implementação da ferramenta.

Veja um pequeno checklist de análises importantes no período de teste e como o gerente de TI pode ajudar nesse momento.

Para a equipe comercial

Conhecimento das funcionalidades

Essa é geralmente a primeira preocupação dos profissionais que vão fazer o teste de uma plataforma, mas eles não podem se ater às principais funções utilizadas no dia a dia.

É importante buscar conhecer todos os recursos disponíveis para identificar se alguma funcionalidade mais específica e importante para a empresa é oferecida ou não. Nessa observação também pode ocorrer a constatação de uma função que não era utilizada anteriormente ou procurada no teste, mas percebida como interessante para implementar nas rotinas e até resolver algum problema ou necessidade ainda vigente.

Análise da adequação entre processos e tecnologia

Ao adotar uma tecnologia comercial, seja pela primeira vez ou para trocar a que era utilizada anteriormente, é preciso adequar as rotinas do setor aos novos recursos e vice-versa. Isso significa mudar a forma de realizar algumas tarefas, adicionar ou excluir trabalhos e até reorganizar etapas do fluxo de afazeres.

Pela importância desse gerenciamento e impacto que pode gerar para o departamento, o gerente comercial, durante a avaliação gratuita do software de vendas, deve ir anotando as percepções acerca da adequação entre a tecnologia e a estrutura do setor.

Assim, a adoção da ferramenta pode ser mais rápida e fácil, com o máximo aproveitamento sendo alcançado em menos tempo. E caso algo precise ser solicitado ao fornecedor da tecnologia para a implementação, o fator não é esquecido e somente identificado posteriormente diante de algum problema ou dificuldade de uso.

Entendimento das integrações

Tanto o setor de vendas quanto os demais podem ter outras tecnologias que utilizam ligadas à de vendas para agilizar, facilitar e dar mais exatidão à troca de dados, além de possivelmente automatizar outras tarefas, reduzir a quantidade de trabalho e melhorar a comunicação entre profissionais e departamentos.

Após identificar, junto ao fornecedor, todas as possibilidades de integração, o gestor pode comunicá-las à diretoria e a gerentes de outras áreas e passar uma ideia de como as integrações podem ser positivas, de quais resultados podem ser esperados. Isso ajuda o gestor comercial a ter aprovação na sua solicitação de contratação da tecnologia.

Verificação dos relatórios

O responsável pela área precisa saber com quais relatórios pode contar, as informações que podem fazer parte deles e de que maneira elas são disponibilizadas, a forma de visualização dos dados.

Isso porque os dados e relatórios têm de ser utilizados para suas avaliações sobre o andamento dos processos e para a tomada de decisões. Então, se algo necessitar de adaptação para bom aproveitamento gerencial dos números, isso pode ser identificado previamente na avaliação gratuita do software de vendas e o fornecedor já planejar as intervenções para a implementação.

Outro benefício pode ser a adição em seus controles de um importante indicador que o gestor ainda não acompanhava, tendo o insight ao ver o rol de informações que a ferramenta entrega.

Conhecimento do suporte

Com o tempo e uso constante da tecnologia, cada vez menos é preciso pedir a ajuda do suporte, mas ele ainda pode ser necessário e, claramente, nos primeiros meses o contato é mais frequente.

Logo, a empresa necessita saber que poderá contar com o suporte quando precisar de instrução, correção de erros ou realização de otimizações, sabendo que não passará por situações como interrupção de trabalho por longo período à espera de atendimento.

O gestor e a equipe devem ficar a par de coisas como:

• canais de comunicação disponibilizados;
• horários de funcionamento de cada canal;
• prazos de resposta deles;
• se há plantão para expediente fora do horário comercial e de dias úteis;
• se os chamados vão para o setor de suporte ou um profissional específico do fornecedor fica responsável por atender a empresa;
• se há limite de horas para a comunicação com o suporte.

Para o setor de TI

Normalmente, a decisão é oficializada pela diretoria e, no caso de uma ferramenta comercial, com grande participação e influência do gestor dessa área. Porém, se tratando de uma tecnologia, o gerente de TI tem sua participação importante na etapa de conhecimento e teste dos recursos.

Quanto às integrações, que abordamos anteriormente, cabe ao responsável pela TI entender de quais maneiras elas podem ser feitas, como as características de ferramentas já utilizadas podem ser aproveitadas e qual deve ser o formato dos arquivos e dados extraídos e transitados entre aplicações.

Também cabe a esse gestor verificar se as integrações e demais etapas da implementação gerarão custos adicionais e, caso haja, informar o gerente comercial e a diretoria sobre o investimento necessário e possíveis alternativas.

E ele pode ainda desenvolver ideias para melhor uso e aproveitamento se inteirando sobre aspectos técnicos da plataforma, como linguagem de desenvolvimento, sua estruturação, meios de integração que melhor se adaptam e formato de banco de dados que mais otimiza a operação das funcionalidades.

Agora que ajudamos você a fazer uma boa avaliação gratuita de software de vendas, aproveite para conhecer e testar o R-Connect, a nossa plataforma comercial.