Os principais objetivos do orçamento de TI são controlar os gastos da área e otimizar ao máximo os recursos disponíveis para o setor. Portanto, a montagem deve ser minuciosa, evitando tudo o que pode ser dispensado e não deixando nenhum ponto importante, independentemente do valor representado, de fora.
Depois, para boa execução e prevenção contra desvios, se faz necessário administrar o orçamento com proximidade e pensamento estratégico, sempre visando os objetivos globais, as necessidades que eles geram e a capacidade da infraestrutura.
Primeiro, vamos abordar os principais tópicos para elaborar o orçamento. Depois, destacaremos boas práticas para um gerenciamento eficaz. Acompanhe.
Como montar o orçamento de TI
Definição de itens e centros de custo
Os centros de custos são as separações nas quais são alocadas as despesas da empresa, sendo cada centro um setor ou algo mais específico, como um novo projeto.
Se indiscriminadamente todos os recursos de tecnologia da empresa forem colocados no centro de custos de TI, o orçamento pode ficar inchado e sem espaço para investimentos e demais aplicações necessárias. E, na verdade, há itens que podem entrar em outros centros ou serem compartilhados com centros de outros setores.
Hardwares e cabeamento estruturado, por exemplo, entram diretamente no centro de custos do setor de tecnologia. Porém, algo como um software de vendas pode ser associado ao centro do departamento comercial, já que, mesmo sendo software integrado à infraestrutura de sistemas, é ferramenta de necessidade e total uso das vendas, podendo entrar no centro de custos delas.
Mapeamento de componentes
Respeitando o que foi considerado como parte do centro de custos de TI, a infraestrutura tem de ser mapeada para que fique claro com quais softwares e hardwares o departamento conta, que custos periódicos eles representam e quais podem ser as próximas necessidades de melhoria, incremento e investimento.
Separação entre operação e novos projetos
Quando a empresa tem um projeto novo comandado pela TI é natural que durante esse período o orçamento de TI tenha grandes mudanças e adição de gastos.
Então, isso precisa ser registrado de maneira detalhada para que se entenda o andamento financeiro do projeto, com monitoramento de planejado X realizado, e não pareça que em determinado momento a operação teve as despesas aumentadas inexplicavelmente.
Auxílio de gestores financeiro e contábil
O gerente de tecnologia pode pedir ajuda de gestores ou profissionais de áreas de contabilidade e finanças, especialistas em despesas, receitas e registros, para montar o documento.
Eles podem ser especialmente úteis em momentos como separar valores para o centro de custos e classificar corretamente os gastos.
Mapeamento de objetivos e necessidades da empresa
Esse outro mapeamento é necessário para comparar o que a empresa precisa e pretende com a infraestrutura de tecnologia e sua capacidade. Assim, pode-se projetar investimentos e melhorias que o setor precisa para o negócio ter suas necessidades sanadas e chegar aos objetivos com ajuda da infraestrutura.
Nesse momento é válido incluir outras informações relacionadas, como:
- principais dificuldades do setor e desafios da empresa;
- componentes ociosos ou pouco utilizados;
- componentes novos que podem ser necessários;
- projeções da empresa em curto e médio prazo, como de crescimento;
- atualizações que o mercado está apresentando sobre componentes que o negócio já tem.
Como administrar o orçamento de TI
Tipo de controle orçamentário
Existem duas formas de administrar o orçamento: pelo formato de base zero e pela manutenção histórica.
No primeiro, o documento é feito especificamente para o período, sem que nenhum valor do período anterior seja considerado. Ou seja, ele inicia do zero e apenas os dados do período para o qual ele está sendo feito são considerados.
Diferentemente, o documento com histórico é contínuo e seus resultados são efeitos dos valores do próprio período e de todos os anteriores.
Uma boa prática para essa definição é decidir junto à diretoria e ao financeiro qual controle é mais adequado à empresa.
Projeção de retornos
Para aquisições e investimentos não apenas operacionais, que visam melhorias com retorno em redução de gastos, é interessante projetar o retorno sobre as despesas que serão adicionadas ao orçamento para que sua composição não seja apenas de custos e os superiores entendam a importância de aprovar determinado incremento ao setor de tecnologia.
Acompanhamento
Semanal ou mensalmente, dependendo do ritmo e do volume de ocorrências, o orçamento de TI tem de ser acompanhado para que nada fuja do controle ou algum evento extraordinário não passe despercebido.
O acompanhamento frequente também é necessário para identificar necessidades de readequação antes que o orçamento se torne obsoleto ou insuficiente.
Comparação de possibilidades de componentes
Tanto para novos componentes quanto para aqueles que já fazem parte da infraestrutura, é importante comparar possibilidades para encontrar oportunidades de otimização de recursos.
Por exemplo, uma locação de hardware ou assinatura de software pode custar mais ou menos do que comprar um equipamento ou desenvolver um sistema que será propriedade da empresa. Então, essa comparação deve ser feita para o presente e para médio ou longo prazo no intuito de ter uma conclusão acerca da solução menos dispendiosa ou que pode gerar mais retorno.
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