Além do setor comercial, os dados gerados pelas vendas passam por outros em rotinas administrativas e legais nas quais as informações precisam ser utilizadas. Portanto, contar com um sistema de venda robusto e integrá-lo ao ERP não beneficia apenas o comercial, mas toda a empresa.

A seguir, queremos mostrar com detalhes e exemplos práticos como isso ocorre e porque se justifica o investimento na interligação entre as tecnologias e na montagem de uma estrutura ágil e inteligente de trânsito de dados.

Melhor integração entre vendas, frontoffice e backoffice

Assim que uma venda é realizada, o financeiro precisa receber os dados do negócio feito para inserção dos números gerados em seus relatórios, como fluxo de caixa e contas a receber, enquanto também deve emitir a cobrança relativa a essa venda. Já o fiscal tem de emitir a nota fiscal que acompanha a entrega do produto ou serviço e a contabilidade precisa registrar a nota fiscal emitida e a compensação do pagamento recebido com base nesse documento.

Dependendo do tipo de negócio, mais rotinas podem estar associadas à finalização de uma venda, como um tipo de contrato, anexação de uma ordem de compra do cliente ou liberação de outro documento.

É nesse momento, da entrega da venda ou serviço, que as rotinas administrativas (backoffice), as atividades fim (frontoffice) e o comercial se encontram, precisando se comunicar em relação aos negócios efetuados e a dados e documentos que transitam entre setores e são compartilhados entre diversos profissionais.

Contando com os dados comerciais no ERP, junto a todos os demais processos e informações acerca da empresa, outros departamentos podem automaticamente e em tempo real serem notificados das vendas realizadas, já recebendo em seus módulos os dados movimentados por esses negócios, o que precisam para concluir as suas atribuições burocráticas.

Inclusive, a integração entre o sistema de vendas e o ERP pode até mesmo gerar alguns documentos automaticamente, como boletos de cobrança com os dados levados da plataforma comercial para o sistema de gestão. Isso pode ser feito pela própria integração nativa entre as tecnologias, via API específica ou por meio de mecanismo de intermediação de integração voltado a esse processo.

Fim das planilhas

Trabalhando com um sistema de vendas integrado ao de gestão, que conta com módulos para dados e compartilha as informações com o ERP, o gerente comercial e sua equipe não precisam perder tempo preenchendo planilhas manualmente e realizando cálculos.

Os números dos negócios feitos são registrados e atualizados em tempo real na plataforma de força de vendas e a tecnologia faz a organização e os cálculos conforme o que a empresa configurou. Simultaneamente, as informações das vendas que são importantes para outros setores, como valores, impostos e quantidades, chegam a eles rapidamente e com precisão pela integração da automação comercial com os módulos do ERP.

Isso evita que ocorram erros em registros, cálculos e compartilhamento de dados, que informações importantes sejam perdidas ou difíceis de localizar e que um profissional apenas centralize relatórios importantes para a organização como um todo.

Fim dos dados duplicados

Por exemplo, se após a realização de uma venda a ferramenta do comercial envia as informações geradas por esse fechamento para o sistema de gestão, todos sabem que não precisam realizar a tarefa e nem conferir o lançamento de tais dados. Então, corretamente ocorre só um registro de cada informação nos diferentes módulos.

Geralmente, dados são registrados em duplicidade quando mais de uma pessoa manualmente se encarrega da tarefa ou quando a conferência feita por um ser humano deixa passar algum número e novo lançamento desnecessário é feito.

Redução de retrabalhos

Os retrabalhos são necessários para corrigir erros ou para fazer conferências em situações nas quais existe suspeita de que algo pode estar fora de ordem.

Como você pôde perceber, contar com os dados comerciais no ERP via integração evita muitos erros e diminui a quantidade de tarefas manuais, como explicamos acima, o que reduz os retrabalhos a quase zero.

Informações mais confiáveis

Nesse sentido, nos referimos à informação que o gestor comercial utiliza para desenhar estratégias, analisar resultados e tomar decisões e aos dados que os demais setores recebem para suas rotinas financeiras, fiscais, contábeis e outras.

Para o gerente comercial, os benefícios são gerados pelo próprio sistema de vendas, com suas funcionalidades voltadas a relatórios gerais e segmentados. Já os departamentos que recebem dados criados pelas vendas se beneficiam da integração por ela extinguir o compartilhamento manual, duplicidades, números errados e outros equívocos de registro e movimentação das informações.

Ganho de produtividade

Com menos carga de trabalho a ser realizada, principalmente em relação a tarefas repetitivas, os profissionais têm mais tempo para se dedicar a outras responsabilidades, inclusive estratégias, entregando mais produtividade dentro do mesmo expediente.

Além de esse ganho de produtividade ser positivo em si, gera como consequência menor necessidade de contratação de funcionários para atender às demandas da empresa, fato importante para manutenção da estrutura de custos da empresa em nível mais baixo possível.

Conclusivamente, contar com dados comerciais no ERP é uma forma de qualificar a empresa como um todo, desde que o processo de alinhamento entre as tecnologias seja bem feito. E, para isso, veja alguns cuidados importantes ao integrar o sistema de gestão à plataforma comercial.