Os principais usuários de um software comercial são os vendedores ou representantes e o gestor desse setor, mas por se tratar de uma solução de tecnologia se faz necessária uma análise técnica para a contratação. Por isso, o gerente de TI deve avaliar o sistema de automação e força de vendas antes de o responsável comercial e a diretoria tomarem a decisão.

Essa etapa é importante porque profissionais de tech têm condições e experiência para avaliar necessidades da empresa e do setor comercial em relação a aspectos técnicos de tecnologia. E muitas vezes nem mesmo os profissionais do comercial têm ciência de algumas necessidades do próprio departamento por elas serem relacionadas a questões tecnológicas.

Veja quais pontos precisam ser avaliados e com,  para a TI contribuir positivamente na escolha do software.

Usabilidade

A usabilidade, na aplicação diária da ferramenta, impacta diretamente na satisfação dos usuários e na eficiência com a qual eles vão concluir suas tarefas e atingir os objetivos buscados com o software. Porém, antes deles, a equipe de tecnologia ou o responsável pela área tem de analisar esse ponto do sistema para validá-lo antes da implementação.

Para isso, os avaliadores precisam antes conversar com o pessoal do comercial e entender quais são seus principais objetivos, processos de rotina e atividades-chave. Depois, na avaliação em si, eles podem observar tecnicamente como a usabilidade impactará nessas necessidades.

Integrações

O corpo técnico tem de saber quais integrações são possíveis, de que maneira são implementadas, as personalizações possibilitadas e de que maneira funcionarão após a implementação.

Dependendo das limitações nesse sentido, o software comercial pretendido pode não abranger algumas rotinas e dados, o que demanda aos profissionais do setor mais tarefas manuais e outras soluções, realidade que vai contra alguns objetivos do uso da ferramenta, como aumento de produtividade e obtenção de dados de qualidade para a tomada de decisão.

Personalizações

Toda ferramenta tem um escopo fixo, um alicerce, mas podem ser fornecidas personalizações tanto na estrutura quanto em funcionalidades específicas para que ela se encaixe melhor no ambiente da implementação.

Por exemplo, relatórios customizados e alta segmentação de vendas efetuadas (geográfica, por grupo de itens etc) são personalizações de recursos específicos que auxiliam o trabalho do gestor comercial na avaliação da equipe e das principais demandas dos clientes.

Mensagens de erros

Neste momento, quando falamos em erros, nos referimos a erros de digitação, de alocação de dados ou de uso de alguma funcionalidade, que eventualmente podem ocorrer em meio a dezenas ou centenas de processos diários. E quando eles acontecem, o ideal é que o software notifique que um equívoco foi cometido e, de preferência, qual é a ação correta a ser tomada no caso.

Então, ao avaliar um sistema de automação e força de vendas na etapa técnica, o gestor de TI deve compreender se as mensagens existem e como são exibidas. Isso porque a falta desse recurso pode fazer com que tarefas fiquem paralisadas por muito tempo até que o usuário com dificuldade descubra onde errou e o que deve ser feito para corrigir.

Infraestrutura de segurança e adequação à LGPD

Ameaças virtuais permitem que pessoas não autorizadas acessem informações do negócio, colocam a integridade de bancos de dados em risco, forçam retrabalhos e podem gerar grandes prejuízos financeiros por pedidos de resgate de dados sequestrados. Além de tudo isso, recentemente entrou em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e a partir disso as empresas podem ser responsabilizadas legalmente em caso de ataques bem sucedidos dessas ameaças.

Diante disso, o responsável de tecnologia precisa questionar o fornecedor em potencial em relação a quais componentes fazem parte da infraestrutura e que soluções essa infraestrutura oferece para combater diferentes tipos de ameaças que podem visar a empresa ou o próprio fornecedor e as informações armazenadas no banco de dados da solução.

Quanto à LGPD em si, o importante é entender como as funcionalidades entregues vão ao encontro do que o texto legal impõe. Por exemplo, um dos artigos da LGPD dita que uma empresa deve coletar dados até o limite da necessidade para o objetivo em questão. Ou seja, se determinado cadastro ou formulário tem como objetivo registrar e efetivar uma nova venda, não podem existir campos que exijam o preenchimento de informações adicionais, não estritamente necessárias para essa tarefa.

Mobilidade e experiência de uso móvel

Primeiramente, já temos um ponto negativo se não é oferecida uma versão mobile do sistema porque isso atrapalha o dia a dia da equipe comercial, seja ela interna, externa ou híbrida.

Havendo a versão, os profissionais de tech devem também analisá-la para entender pontos como tempo de resposta a requisições, exibição de dados no layout móvel, se há limitações em comparação com a versão web e se a usabilidade é tão boa quanto a verificada em telas maiores.

Depois de analisar o sistema de automação e força de vendas, e a contratação ser definida, novamente os profissionais da TI são demandados para importantes tarefas. No caso, falamos do projeto, por menor e mais rápido que seja, para sua implementação, o que exige gerenciamento acertado e exclusão de complexidades desnecessárias.

Então, para esse ou outro tipo de projeto de TI, veja como acertar no gerenciamento.