Por gestão, ou gerenciamento, em qualquer área da empresa, entende-se maximizar a eficiência, otimizar recursos, evitar perdas, garantir segurança e realizar adaptações quando necessário. Então, a gestão de dados comerciais vai além de somente armazená-los e utilizá-los em alguns momentos das vendas e nas rotinas administrativas.

Neste post, vamos abordar tópicos que abrangem os diferentes pontos do gerenciamento das informações para o negócio não ter gargalos e outros transtornos internos, proteger-se em relação a problemas externos e aproveitar da melhor forma os dados no setor comercial. Acompanhe-nos.

Adequar processos e tarefas à LGPD

Essa é uma parte mais burocrática do trabalho e menos ligada à finalidade de vender, mas essencial para dar segurança jurídica à empresa e evitar problemas como notificações judiciais e até processos.

Primeiramente, o gerente comercial deve entender os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e suas exigências, buscando ajuda de profissionais da área jurídica e da diretoria quando precisar. Depois, na realização de mudanças e adaptações, tem de ter apoio do responsável pela tecnologia, provavelmente o gerente de TI.

Por exemplo, quando dados são coletados, além do consentimento do titular das informações, ele deve ser comunicado sobre as finalidades da coleta e do posterior tratamento. Então, em um formulário de conversão do site isso tudo tem de ser colocado e estar à disposição das pessoas antes que submetam seus dados.

Em relação aos clientes, podemos destacar que a LGPD exige que as informações deles sejam armazenadas em local seguro e o uso delas se restrinja às finalidades informadas a eles. Logo, se o tratamento dos dados visa algo além do processamento das vendas fechadas e do backoffice, precisam dar o consentimento adicional.

Implementar integrações

As integrações deixam as tarefas que lidam com dados mais ágeis e seguras, pois várias delas podem ser automatizadas e a exatidão dos números é assegurada, inclusive em trabalhos que ligam o comercial a outros setores.

O sistema de vendas pode ser integrado ao ERP, fazendo com que a troca de dados entre as ferramentas seja automática e ocorra em tempo real. Assim, profissionais de vendas e de departamentos como financeiro e contabilidade podem contar sempre com informações atualizadas ao realizarem consultas ou concluírem tarefas de suas áreas.

Além da implementação, as integrações também devem ser parametrizadas, pois a simples movimentação de dados sem configuração das ferramentas pode gerar erros de alocação de números e de incompatibilidade entre formatos de diferentes ferramentas.

Personalizar relatórios

Documentos e indicadores personalizados potencializam o trabalho do gestor e de seus vendedores ou representantes. Isso porque eles podem dar atenção apenas a números e fatos realmente relevantes e não perdem tempo, nem dispersam a atenção, com excesso de informações e itens que não ajudam os profissionais.

Assim, os membros do comercial podem ter insights melhores a respeito do andamento dos processos comerciais, das vendas atuais em desenvolvimento, das atuações individuais e acerca de decisões que devem ser tomadas, principalmente por parte do gestor.

Centralizar os dados

A centralização de dados otimiza as tarefas que envolvem eles, pois os torna mais facilmente acessíveis de forma completa. Além disso, evita que informações sejam perdidas por ficarem dispersas em fontes e locais de armazenamento diversos — incluindo não digitalizados, como agendas e cadernos.

O ideal é que se utilize uma ferramenta de vendas com possibilidade de integração com outras tecnologias pelos motivos que citamos acima. É importante também que o sistema seja móvel, possibilitando aos profissionais acessarem os números centralizados nele mesmo fora da empresa, por meio de qualquer aparelho.

Fazer uma gestão comercial data driven

A gestão data driven é o gerenciamento orientado por dados, no qual o planejamento e todas as decisões ocorrem com base em informações e indicadores selecionados. É o melhor método para aplicar a gestão de dados comerciais no processo de vendas, tirando proveito dela para potencializar o trabalho do setor e da equipe.

Data driven se baseia principalmente em análise de dados antes da tomada de decisões. Mas isso depende de obter quantidade de informações, filtrar e segmentar os números e disponibilizá-los da maneira mais inteligente possível aos usuários, trabalho que é todo parte da gestão das informações.

Realizar higienização, padronização e enriquecimento

A gestão de dados comerciais pode perder toda sua eficiência e qualidade sem higienização e padronização.

Bancos de dados higienizados eliminam problemas como duplicidades, informações irrelevantes e números inconfiáveis. Já a padronização garante que os novos registros sigam a formatação única dos já armazenados, evitando que relatórios contenham erros por incompatibilidades.

Por fim, o enriquecimento é o trabalho de aumentar a qualidade da base de informações, com ou sem adição de mais dados. Por exemplo, analisar informações generalizadas sobre compradores, refinar por produtos e geograficamente e adicionar mais dados sobre cada tipo de número.

São processos importantes para todos os tipos de informações, documentos e cadastros, prevenindo que profissionais façam análises equivocadas e tomem decisões induzidas a erros.

Como pôde perceber, aperfeiçoar a gestão de dados comerciais não ajuda somente no melhor cuidado desse conjunto de informações, mas também auxilia a empresa no trabalho do comercial.

E para entender melhor sobre os benefícios de criar um ambiente com tecnologia comercial, veja como a tecnologia atua em personalização e escala das vendas e no gerenciamento dos dados.