Como base de dados vital para a empresa, o cadastro de clientes não pode ser um repositório sem manutenção, no qual as informações são continuamente alocadas sem critérios estruturais. E é para manter uma boa organização e eficiência nas tarefas que envolvem dados que existem a padronização e a higienização dessa base.

Além disso, é preciso também investir em integração e automação para que a manutenção do cadastro não seja algo trabalhoso, demorado e inconfiável (erros humanos acontecem com mais facilidade quando as pessoas lidam com grande volume de números e dados).

Então, veja agora as práticas mais importantes para higienizar e padronizar o cadastro e por que a integração entre sistemas é a forma ideal de manter a base de leads e clientes.

Higienização

O processo de higienização se baseia principalmente em organização e limpeza, sendo o primeiro passo revisar a base de informações e realizar pesquisas por palavras-chave, campos de preenchimento e itens específicos. As principais atribuições são:

• exclusão de duplicidades;
• remoção de dados irrelevantes;
• identificação e diferenciação de pessoas físicas e jurídicas;
• validação de dados;
• complemento de informações incompletas/insuficientes;
• correção de erros.

Os objetivos principais são entregar dados exatos nas consultas e no processo de vendas e evitar que informações desnecessárias atrapalhem o trabalho.

Padronização

A padronização define como os dados devem ser registrados a partir de sua realização, mantendo os resultados da higienização do cadastro de clientes e reduzindo o número de horas gastas em higienizações frequentes.

Outro objetivo importante é a definição do formato nos quais as informações têm de ser trazidas de outras ferramentas e alocadas no sistema em questão ou extraídas dele.

Algumas práticas de padronização:

• escolha de caixa alta e/ou baixa para as palavras;
• uso de ponto ou vírgula para separação de decimais nos números;
• padrão de escrita de dados (por exemplo, o estado do cliente pode ser escrito sempre por extenso ou apenas identificado pela sigla);
• formatos para importação e exportação de informações.

Integração com o software de vendas

A ferramenta comercial utilizada pela empresa tem de oferecer a possibilidade de integração com outras tecnologias, como ERP, para aperfeiçoar o trânsito dos dados e o uso do cadastro de clientes.

Pela ligação entre os sistemas, os dados que foram padronizados são automaticamente importados do aplicativo de vendas e exportados no tipo de arquivo definido, inclusive em tempo real. Quanto à alocação, ocorre na formatação escolhida para números, palavras e categoria de cada dado.

Uma mudança bastante positiva quando se adere a softwares integrados e bancos de dados automatizados é a eliminação de formas desestruturadas de inserção das informações, como planilhas, pois a ferramenta comercial e suas integrações passam a ser as únicas fontes, estruturadas, de adição de informações ao cadastro.

Com o recurso, a padronização pode ser feita apenas uma vez para depois somente ser mantida pela integração conforme os parâmetros determinados para as trocas e armazenamento. Isso porque a parte repetitiva do trabalho é mantida pela tecnologia, protegendo a base de dados dos erros humanos que podem ser cometidos em digitações e leituras.

A higienização, mesmo com integração, pode vir a ser necessária, pois podem ocorrer pequenos desvios no trabalho de coleta das informações de prospects e clientes por parte de pessoas. Porém, a padronização do cadastro de clientes e a automação/integração fazem com que a frequência do processo de higienização seja baixa, como anual.

O conjunto de trabalho de padronização, higienização e implementação da integração não beneficia somente a manutenção do cadastro e a organização do armazenamento da empresa, mas gera impactos práticos para o setor de vendas, como:

• prevenção contra erros: decimais sem padrão e informações equivocadas levam profissionais a emitir documentos incorretos e realizarem outras tarefas equivocadamente;
• ganho de produtividade;
• menos volume de trabalho;
• eliminação de retrabalhos;
• mais facilidade e agilidade para segmentação de prospects e clientes;
• otimização da comunicação interna e externa;
• mais qualidade em realização de análises, emissão de relatórios e obtenção de insights.

Outra preocupação muito relevante da gestão de dados é manter a empresa adequada às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que conta com vários tópicos sobre coleta de informações e se relaciona com diversas rotinas comerciais. Quanto a isso, os parâmetros configurados para a coleta e outros processos colocados a cargo da integração podem ter as exigências da lei como fatores definidores, assim como as necessidades do trabalho do comercial.

Por exemplo, a LGPD exige que a coleta de dados se limite ao estritamente necessário para o negócio chegar aos objetivos que tem para o tratamento dos dados em questão. Diante disso, a integração pode ser configurada para apenas importar de outras fontes as informações indispensáveis ao processo de vendas, respeitando a lei e ao mesmo tempo evitando o acúmulo de informações irrelevantes ou dispensáveis, como manda a higienização.

Enriquecimento de dados

Com uma boa estrutura de coleta e gestão de dados, junto a uma base padronizada e bem organizada, a empresa pode mais facilmente enriquecer a sua base, que é buscar mais informações e/ou adicionar detalhes sobre dados já obtidos.

O intuito não é exatamente aumentar o volume de informações sobre um prospect ou cliente, mas conhecê-lo melhor, o que pode ocorrer somente por uma melhor segmentação de dados já registrados. Por exemplo, separar o faturamento de cliente, valor já conhecido, por produto, período ou outro critério é um enriquecimento sem necessariamente somar dados ao seu registro.

Com os processos que abordamos, o cadastro de clientes é melhor gerenciado e também tem mais potencial para auxiliar a empresa efetivamente nos processos do setor comercial, como acabamos de exemplificar tratando o enriquecimento da base de dados.

Então, aproveite as possibilidades de automação e integração para qualificar seu cadastro e siga nossos perfis nas redes sociais para acompanhar mais conteúdos sobre vendas, marketing, tecnologia e gestão. Estamos no X (ex Twitter), no Facebook, no Instagram e no LinkedIn.