Ao implementar um software de vendas, ou trocar a ferramenta anteriormente utilizada, é preciso alinhar os processos comerciais ao sistema de vendas pelas mudanças e melhorias que devem ocorrer no setor para o bom uso do software e por causa dele.

Deve ocorrer um mapeamento das tarefas do departamento, dos dados armazenados e gerenciados e da relação direta entre o comercial e demais setores. Depois, na reorganização dos processos dentro dos novos recursos, as tarefas vão sendo modificadas, adaptadas, modernizadas e, quando possível, eliminadas.

Nos próximos tópicos, abordaremos como aplicar algumas das reformulações necessárias para as rotinas comerciais se encaixarem na implementação do software de força de vendas.

Gestão de dados

Fora de um software de força de vendas normalmente o armazenamento e a gestão dos dados ocorre em planilhas atualizadas manualmente e até com anotações em papel. E ainda podem ocorrer controles paralelos por parte de profissionais e a centralização de determinadas informações em algumas pessoas.

Essa forma de armazenamento e gestão é contraproducente e coloca os dados em risco, pois podem mais facilmente serem perdidos, corrompidos, equivocadamente modificados e acessados por pessoas não autorizadas.

Então, no alinhamento dos processos comerciais ao sistema de vendas o que se faz é a centralização dos números na ferramenta. Assim, elas ficam à disposição de todos que precisam delas para suas tarefas e somente as pessoas autorizadas, cada um com seus próprios login e senha, conseguem ter acesso aos dados.

Para isso, é necessário fazer a inserção das informações na ferramenta e depois excluir/destruir as fontes antigas. Quanto aos usuários, os níveis de acesso devem ser definidos de acordo com os cargos e as tarefas. Como regra, depois dessa etapa, ninguém pode ser autorizado a fazer qualquer registro ou modificação de informação em controle paralelo.

Informatização e automatização do trabalho

Esse processo se trata de colocar dentro da ferramenta todas as tarefas do setor e tornar automáticas a maioria delas, ainda feitas manualmente, incluindo aquelas que têm relação com outros setores, como o faturamento.

O que não puder ser automatizado tem de ser  informatizado, como a consulta ao estoque para verificar se a quantidade pedida pelo cliente está disponível (algum profissional terá de ser acionado para a consulta, como antes, mas ela passa a ser feita de forma instantânea na ferramenta de vendas ou via integração com o sistema de logística/estoque, sem que o profissional da área de vendas tenha de ir até outro setor ou precise buscar a disponibilidade com outro profissional).

Já o que for possível de tirar das mãos das pessoas é automatizado, funcionando com mais agilidade e exatidão. São etapas do trabalho como conferências de dados e envio de documentos para setores de rotinas administrativas.

Mobilidade

Empresas que contam com vendedores externos ou representantes comerciais não podem abrir mão da mobilidade para alinhar o trabalho comercial à tecnologia da área de vendas. Isso porque a falta de mobilidade causa alguns problemas que acima acabamos de abordar, como:

• individualização de dados em pessoas: o profissional que está em campo precisa fazer o controle próprio das informações;
• descentralização de dados;
• atraso em processos: algumas tarefas só podem ser realizados quando os vendedores ou representantes pararem para repassarem informações e fechamentos para o escritório;
• impossibilidade de acompanhar indicadores em tempo real.

Logo, é imprescindível contar com um software que tenha versão também em aplicativo para dispositivo móvel, no qual o banco de dados seja o mesmo da versão web utilizada nos computadores internamente.

Integrações

As integrações são das grandes responsáveis pelo alinhamento entre processos comerciais e sistema de vendas, pois algumas automatizações e eliminações para melhoria de tarefas (e manutenção de uma equipe enxuta) apenas são possibilitadas pela integração entre ferramentas.

Entre os melhores exemplos temos:

• ERP: compartilhamento de cadastros de clientes e informações de faturamento;
• sistema de cobrança: automação da geração e do envio de cobranças das vendas;
• sistema fiscal: automação da emissão de notas fiscais e compartilhamento de dados de impostos para escrituração e declarações;
•  software de automação de marketing: transição de leads e clientes nas etapas do processo de vendas.

Após as integrações serem implementadas, é preciso parametrizar o trabalho conjunto entre as tecnologias para que não ocorram erros relacionados a valores, unidades de medida e contagem, formatos de arquivos e dados e indicadores registrados.

Pode ocorrer, por exemplo, de algum software separar os reais de centavos por ponto, enquanto a força de vendas faz a separação com vírgula e utiliza o ponto a partir da casa do milhar. Então, é preciso fazer uma parametrização para que a transição dos dados entre essas tecnologias não gere registros com erros pelos formatos diferenciados de separação das unidades de valor.

Gestão de vendedores e representantes

Primeiramente, os profissionais devem ser todos inseridos no software, utilizando exclusivamente suas funcionalidades para as tarefas e movimentando dentro dele as informações acerca de seus negócios.

A partir disso, o gestor comercial pode centralizar o gerenciamento da equipe totalmente na ferramenta, configurando nela as metas e monitorando os relatórios emitidos, com os indicadores parametrizados, para acompanhar o desenvolvimento dos números.

Com isso, não é preciso esperar para receber dados repassados pelos vendedores e representantes, sem que seja possível entender o andamento dos negócios antes do fim de cada período determinado para as totalizações.

Testes e validação

Algumas etapas e tarefas precisam ser testadas e validadas antes que se dê o alinhamento entre processos comerciais e sistema de vendas como completo e sem inconsistências, principalmente no que se refere a dados e à movimentação deles.

Por exemplo, via integração é possível configurar o fechamento de uma venda como ativador de rotinas no ERP para emissão de cobrança e nota fiscal e alteração nas disponibilidades do estoque. Em meio a essa transição de informação e à realização automática de rotinas e lançamentos podem ocorrer erros de alocação de dados e emissão de documentos. Portanto, alguns testes devem ser feitos antes de esses recursos serem liberados para funcionamento pleno e rotineiro na empresa.

Agora, saiba como aproveitar da melhor forma o teste gratuito de uma ferramenta de vendas para avaliar se ela se alinha bem ao seu comercial.