Não é ação obrigatória, mas na grande maioria das vezes a automação para pequenas empresas é solução eficiente para aumento de produtividade, redução de despesas, aumento de faturamento e lucro e otimização de equipes e recursos financeiros, materiais e tecnológicos.

Atualmente há opções para as mais diversas necessidades operacionais, gerenciais e de gestão empresarial em nível de diretoria, até mesmo para as rotinas mais específicas dos ambientes empresariais.

A seguir, vamos abordar cinco automações importantes para seu negócio e como elas podem ajudar na prática a sua empresa.

Automação e força de vendas

Essa ferramenta centraliza em torno delas os processos e os dados comerciais, automatizando tarefas dos vendedores ou representantes e auxiliando o gestor comercial nas suas responsabilidades de análise de dados, alocação de recursos e profissionais e outros trabalhos gerenciais.

Os recursos desse tipo de automação para pequenas empresas servem para dar produtividade aos trabalhos operacional e de gerência, aumentar a qualidade e a quantidade de informações disponíveis à tomada de decisão de gestores e diretores. Quanto à centralização citada anteriormente, evita que tarefas e dados fiquem dispersos em diferentes ferramentas e soluções manuais, dispersão que pode criar gargalos no fluxo de trabalho e dificuldades em obtenção e uso dos indicadores.

Também existem as importantes funcionalidades de integração com outros softwares, úteis para dar mais fluidez a processos intersetoriais e abrangência e qualidade a relatórios, unindo informações de diferentes departamentos que influenciam umas sobre as outras. Por exemplo, vendas e gestão de estoque, processos logísticos e rotinas administrativas de fechamento de negócios.

ERP

O ERP, ou sistema de gestão, abrange os mais diversos processos e setores de um negócio, com módulos específicos para todos eles. E apesar de ser uma tecnologia mais complexa, é viável também para empreendimento de pequeno porte, até porque há players cujas plataformas são focadas nas necessidades de tais empresas.

Então, pode-se concentrar no ERP os trabalhos de controle e gestão das finanças, das notas fiscais, do estoque, das cobranças e demais rotinas ou departamentos. E caso algum módulo específico não seja oferecido, ou não atenda plenamente a determinada necessidade, o sistema de gestão pode ser integrado a uma tecnologia externa que entregará melhores soluções para o caso específico. Um dos exemplos é a integração com sistema de vendas, permitindo que o ERP opere em conjunto com uma solução mais sofisticada e especializada para o comercial.

Automação de marketing

Podemos dizer que os objetivos do software de automação de marketing se assemelham aos do sistema de vendas. Porém, aqui a ferramenta se debruça sobre informações e rotinas que estão um passo antes das negociações, visando otimizar em etapa posterior as vendas. Algumas das funções, para isso, são mecanismos de geração de contatos de clientes potenciais e recursos de envio e rastreamento de e-mails.

É importante citar que automações de marketing são preparadas para serem integradas a sistemas de vendas, permitindo que contatos gerados e trabalhados sejam entregues diretamente aos vendedores e com informações coletadas na etapa de prospecção, dados que ajudam os vendedores e representantes a conhecerem melhor os possíveis clientes e alinharem as abordagens.

Recepção de notas fiscais

A recepção automática de documentos fiscais funciona da seguinte forma:

• a ferramenta faz consultas em tempo real ao banco de dados estadual;
• quando uma nota é emitida para a empresa, ela identifica o documento pelo CNPJ da destinatária;
• a nota fiscal é trazida para o banco de dados que a empresa definiu para o armazenamento, podendo também enviá-la a e-mails, como o principal do setor fiscal;
• a ferramenta escaneia a nota, valida seus dados e informa se a autenticidade do documento foi corretamente verificada.

Assim, os profissionais do setor não precisam ficar procurando documentos recebidos, ir ao site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) verificar a autenticidade das notas e fazer a distribuição entre as partes interessadas, pois tudo é feito automaticamente e há segurança na gestão das notas.

Automações de processos específicos

Muitas rotinas são comuns a todas as empresas, como financeiras, fiscais, administrativas e de vendas, mas existem aquelas bastante específicas e para as quais são necessárias ferramentas focadas em nichos de mercado e nichos de fluxos de trabalho.

Por exemplo, imagine que a empresa precisa que duas tecnologias trabalhem cooperativamente, compartilhando dados e ativando a efetivação de tarefas em um único fluxo de trabalho, mas não há integração nativa entre elas. Então, pode ser utilizada uma automação que intermedia essa integração e realiza a operação com dados e rotinas da forma que o negócio necessita.

Podemos citar também automações que funcionam diretamente, e não gerando indiretamente junto a outras soluções os resultados esperados, da maneira que mostramos acima, tais como gerenciador de etapas de produção, de atendimento, de controle de orçamento para trabalhos externos e de monitoramento de condições de ambiente de armazenamento ou manufatura de mercadorias críticas.

Existe ainda a possibilidade de essas soluções bastante específicas serem integradas ao sistema de gestão utilizado pela empresa, pois muitas vezes há relação entre essas rotinas, e seus dados, e o que é trabalhado no ERP. Por exemplo, um gerenciador de orçamento para tarefas externas, como valores para alimentação de vendedores de campo e combustível de caminhões de entrega, pode ser integrado ao ERP e receber no módulo financeiro essas movimentações de despesas operacionais e administrativas.

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