O setor de TI precisa de uma boa gestão de fornecedores para otimizar a relação com eles e os investimentos feitos por meio deles na infraestrutura de tecnologia. Então, é mais do que solicitar orçamentos e receber os produtos e serviços encomendados.

Além dos componentes necessários e que são entregues por esses parceiros, promover e gerenciar bem as alianças pode fazer com que a empresa tenha nos fornecedores agentes de melhoria de processos e qualificação constante da infraestrutura de TI.

Veja abaixo seis boas práticas de gestão dos relacionamentos e negócios.

Compartilhamento de informações críticas

Gestores sempre evitam ao máximo compartilhar informações críticas com pessoas de fora da empresa, e às vezes até com pessoas de dentro. Mas em alguns casos pode ser necessário dividir determinados dados com os fornecedores pela influência que essas informações têm na entrega do produto ou serviço contratado.

Então, quando existir a necessidade isso deve ser feito. Mas, claro, cuidados podem ser tomados. A empresa pode firmar um contrato de confidencialidade abrangendo esses dados e prevendo punições ao fornecedor que não protegê-los da devida forma. E se haver um contrato de prestação de serviços ou fornecimento de produtos, uma cláusula do documento pode servir para a finalidade de guardar a confidencialidade das informações críticas.

Centralização da comunicação e registros

O setor de TI e os fornecedores devem acordar o canal que melhor centraliza  a conversação e que também irá armazenar o histórico de interações entre as partes. Isso porque se canais diferentes forem utilizados, o histórico fica disperso e as pessoas procuradas podem não ser encontradas às vezes.

Se o canal definido for o telefone, situações específicas devem ser acompanhadas de um e-mail de formalização do que foi dito ou acordado, como uma ata, para que se tenha histórico das ocorrências mais relevantes e de decisões.

Relacionamento com gerente de conta dedicado

Antes mesmo do fechamento de uma parceria, deve-se averiguar a possibilidade de contar um profissional que será o mesmo a atender as demandas da empresa todas as vezes, seja o profissional um gerente de conta de fato, um atendente, representante ou customer success.

Isso facilita o alinhamento de ideias, prazos e agendas, além de otimizar a comunicação, com histórico único. O profissional dedicado, com o tempo, vai entendendo cada vez mais sobre a estrutura do negócio, processos e seus objetivos e necessidades, podendo até mesmo ajudar com eles fazendo sugestões inovadoras de maneira proativa.

Há ainda a vantagem de, pela proximidade, a empresa poder contar com uma voz que a represente na companhia fornecedora, o que ajuda em negociações e na solicitação de condições de compra ou contratação, quando aprovações de margens e outros tópicos podem ser necessárias e vindas de um superior na hierarquia.

Compartilhamento de ideias

Além de apenas requisitar um produto ou serviço, o gerente de TI pode a cada interação dar um breve resumo do que pretende fazer e como quer aplicar a aquisição ou contratação.

Essa prática dá ao profissional do outro lado a possibilidade de oferecer outra solução do rol da sua empresa que se adequa ainda melhor aos objetivos do negócio tratado.

Também é uma ação útil para a parte de análise da gestão de fornecedores. Se um deles nunca se interessa pelas situações colocadas, não tem nenhuma ideia para somar e preocupa-se apenas com vendas cruzadas e adicionais, pode ser interessante trocar o fornecedor ou solicitar que outro profissional seja o responsável pela conta da empresa dentro desse fornecedor.

Criação de um SLA de TI

Nem sempre é necessário, principalmente em situações rápidas e simples. Porém, dependendo da complexidade da relação, do serviço contratado e de outros quesitos, como periodicidade de entregas, mesmo de hardwares, um SLA pode ser criado para estabelecer as bases dos deveres das partes e critérios que deverão seguir.

Esse acordo é um documento que define tópicos como:

• prazos;
• normas técnicas e leis que precisam ser respeitadas;
• lista de atividades do fornecedor;
• objetivos que a empresa contratante tem;
• pessoas envolvidas, gestores que representam as partes e responsabilidades;
• canais de comunicação utilizados;
• documentos emitidos e compartilhados de lado a lado;
• prioridades, impactos de ações e camadas de urgência;
• custos previstos e fixos e possíveis novas despesas.

Monitoramento de indicadores

Faz sentido para empresas com certo número de fornecedores e/ou complexidade na infraestrutura de tecnologia utilizar indicadores para monitorar alguns aspectos de seus parceiros.

O índice de bugs, por exemplo, mede a quantidade de erros que um software tem por semana ou mês, sendo muito importante na contratação de sistemas e projetos de desenvolvimento.

Para a compra de hardwares e periféricos, o saving e a taxa de evolução de preço são importantes. O saving é a diferença entre valores recebidos em orçamento ou proposta e o que foi pago após negociação e outras etapas. Já a evolução de preço, para aquisições mais frequentes, é interessante para acompanhar os reajustes do fornecedor e avaliar se eles acompanham o mercado ou são muito altos.

Temos também lead time, importante tanto para solicitação de hardwares e softwares quanto para atendimento e suporte demandado por eles. Lead time é o tempo médio entre as solicitações e o atendimento às demandas.

A gestão dos fornecedores de tecnologia é fundamental no andamento contínuo do setor de TI e também em momentos específicos, como em um novo projeto. E para acertar na gestão do seu projeto de TI, veja quatro estratégias necessárias.