Entregar softwares implementados, hardwares instalados e outros recursos, como integrações feitas e parametrizadas, cobre quase todas as necessidades do setor de vendas. Mas existem outras, que o gerente de TI não consegue identificar sem um acompanhamento maior e que os profissionais do comercial, por em geral terem entendimento muito básico de tecnologia, nem mesmo conseguem perceber.

Com um mapeamento, a TI pode constatar melhorias a serem promovidas na organização e no uso dos recursos de tecnologia do departamento e ter insights de novidades que vão qualificar o setor.

Então, veja agora como ter essas constatações e insights para qualificar o comercial.

Fazer um diagrama de fluxo de dados

Esse desenho pode ser algo simples, apenas precisa cumprir seu objetivo de mostrar à TI de onde os dados surgem e como são inseridos nos sistemas, por onde as informações transitam e entre quais ferramentas são compartilhadas.

De preferência, algum profissional do comercial deve participar da criação do diagrama, pois também pode responder quais são as informações mais importantes para os negócios e elas podem receber destaque em telas e documentos de exibição para os vendedores.

Entender esse fluxo permite ao responsável pela infraestrutura de tecnologia perceber mudanças que pode fazer para melhorar a gestão e o uso rotineiro dos dados comerciais, como integrar o sistema de vendas a outros softwares para enriquecer cadastros de leads e clientes que serão abordados para novos negócios.

Sendo possível, é muito útil obter um organograma do setor e observá–lo em conjunto com o diagrama do fluxo de dados para ter uma visão mais completa do funcionamento do departamento, seus processos-chave e pontos críticos.

Questionar a equipe sobre necessidades e dificuldades

Pode ocorrer, por exemplo, de os vendedores precisarem manualmente converter valores ou unidades de medida de pedidos para colocar os registros em algum software. Além de isso tomar tempo, facilita a ocorrência de erros em cálculos e lançamentos.

Em um cenário assim, a TI pode ajudar os vendedores com integração entre os sistemas relacionados ou somente com uma mudança de parametrização.

Situações de rotina, como a exemplificada, muitas vezes não são questionadas pelos profissionais usuários, que entendem que o processo “é assim mesmo”, ainda que contraproducente ou obsoleto. Portanto, seguem mantidas.

Mapear as ligações com outros setores

Principalmente logística e administrativo são setores que se ligam diretamente ao comercial. Não raramente, as rotinas relacionadas acabam tomando muito tempo dos profissionais do comercial e gerando mais carga de trabalho para eles.

Acompanhar as disponibilidades de estoque antes de pedidos e enviar informações para emissão de notas fiscais e cobranças na efetivação de negócios são os trabalhos mais comuns para os quais os vendedores precisam de cooperação com demais departamentos. Essas e outras tarefas podem ser automatizadas e facilitadas ligando a automação comercial ao ERP, com parametrizações específicas para rotinas que dependem de colaboração externa.

Conhecer as tarefas mais repetitivas

Trabalhos repetitivos são os que menos têm valor estratégico e podem consumir tempo, como criar e modificar cadastros e digitar valores em planilhas. A TI pode ajudar os vendedores com integrações que automatizam tais tarefas e até as unificam.

Assim que um vendedor fecha uma venda, os dados desse pedido podem ser automaticamente enviados para o administrativo/financeiro (finalização da documentação de vendas), para a logística (atualização de dados de estoque e preparação do lote a enviar) e para os relatórios de vendas a fim de atualizar os resultados. Então, menores são as chances de ocorrerem erros humanos com números e mais tempo sobra para os vendedores agirem nos negócios.

Apresentar novas possibilidades tecnológicas

Existem inúmeros recursos, integrados ou não, para auxiliar os vendedores e representantes e seus resultados, que muitas vezes não são conhecidos por eles, como:

• calendário de reuniões disponível em link para leads e clientes, com atualização e notificações conforme dias e horários escolhidos para as reuniões;
• régua de cobrança automatizada com link de pagamento;
• comunicações automatizadas com leads;
• automação de suporte pós-venda para questões menos complexas;
• pesquisa de satisfação de clientes automática via WhatsApp Business.

São exemplos de funcionalidades e ferramentas, sem alto custo, que eliminam trabalhos manuais, economizam tempo e deixam o processo comercial mais ágil.

Acompanhar testes operacionais

Para realmente ajudar os vendedores com integrações e outras implementações é necessário acompanhar os testes, pois os profissionais de vendas podem considerar que houve sucesso pela não percepção de algo errado ou que poderia ser aperfeiçoado.

Uma boa prática é o gerente de TI ou alguém da sua equipe utilizar os novos recursos em vendas de teste para averiguar funcionamento, velocidade, compatibilidade e alocação de dados e possíveis bugs, principalmente problemas menos perceptíveis.

Em certas ocasiões, como citamos em alguns trechos, até mesmo soluções menos complexas e sem ferramentas externas já impactam positivamente as rotinas comerciais, mas em outras as integrações são o melhor a se fazer. Independentemente de qual seja a solução ideal ou viável, para todas elas o mapeamento do setor de vendas ou de um ponto específico do departamento é essencial.

Você que é da área de tecnologia, como participa do comercial da sua empresa? Tem alguma ideia para compartilhar? Deixe nos comentários.