Conhecer bem o negócio e percorrer os setores é importante, mas avaliar indicadores de desempenho empresarial é fundamental para identificar problemas, implementar melhorias e qualificar o que já está bem feito. Isso porque somente ideias, feeling e participação no dia a dia por parte do gestor permitem que ocorrências e detalhes fujam à análise.

Então, as principais métricas de cada setor devem ser documentadas para monitoramento e avaliadas com dados confiáveis e exatos, como extraídos de softwares de vendas, marketing e gestão.

Veja como encontrar os resultados de sete dessas métricas e como analisá-las.

Produtividade de funcionários por hora

Esse é um dos indicadores mais importantes para negócios do ramo industrial, demonstrando a quantidade de produtos entregues ou tarefas concluídas pelos funcionários da produção por hora ou turno. E como cada tipo de manufatura, fabricação ou transformação é muito particular, a empresa deve dissecar o processo produtivo e medir o tempo demandado nele para entender qual é o nível de produtividade por tempo adequado ao seu ambiente e possível de ser respeitado pelos trabalhadores.

Estando o nível muito baixo, pode significar que os equipamentos estão obsoletos ou requerendo manutenção corretiva com muita frequência, mas o problema também pode estar no fluxo de trabalho implementado no setor produtivo, que não é o mais eficiente.

Além de afetar a produtividade, um nível muito baixo de entregas por hora gera aumento de custos no setor e redução de faturamento e lucro, pois se realizam menos vendas por conta da capacidade produtiva reduzida.

Pode ocorrer ainda problema logo na definição da margem do indicador, o que evidencia que falta padronização em processos e gargalos na estrutura definida para a produção, problemas que resultam em trabalho desalinhado e necessidade de os funcionários resolverem incidentes a todo momento para a continuidade do trabalho.

Taxa de atendimento a pedidos

Aqui mede-se o percentual dos pedidos de clientes que não são entregues como precisam ser: de maneira incorreta e/ou fora do prazo solicitado ou oferecido. Obviamente, quanto mais perto de 100%, melhor. Não sendo esse valor, é importante que os problemas nas entregas não sejam frequentes e crônicos, e cada ocorrência, mesmo que isolada, deve ser registrada com os fatores e causas.

Se a porcentagem de entregas imperfeitas for alta, os detalhes anotados servem de base para as decisões sobre reformulações no setor de logística, na expedição ou mesmo nos fretes. Já quando esse percentual é baixo, os fatores envolvidos ajudam a tornar o fluxo de trabalho ainda melhor com, por exemplo, adição de pequenos cuidados que visam evitar os transtornos mais inesperados.

Com uma boa taxa de atendimento perfeito a pedidos, a indústria se torna mais competitiva na conquista de novos clientes e mais facilmente retém aqueles já adquiridos.

Margem de contribuição e lucro líquido

Entrando na área financeira de indicadores de desempenho empresarial, a margem de contribuição representa o quanto cada venda contribui para o pagamento de custos e despesas fixas e, posteriormente, a geração do lucro líquido.

Margem de contribuição = faturamento de vendas – custos variáveis – despesas variáveis. Nessa conta se considera o seguinte:

• receita operacional: somente utiliza-se o faturamento das vendas, excluindo qualquer receita de outra natureza, como a venda de um ativo (veículo, equipamento etc);
• despesas são gastos não associados às atividades fim, como as despesas administrativas, sendo as variáveis aquelas que aumentam ou reduzem conforme o volume de atividades (por exemplo, comissões sobre vendas e despesas com fretes);
• já os custos são associados diretamente à atividade industrial, se tratando de um negócio desse ramo. Alguns exemplos de custos variáveis industriais são energia elétrica e compra de insumos.

O resultado é a margem de contribuição, que agora pode ser analisada para entender se é adequada ou muito baixa e basear decisões, como reformulação da estrutura de custos.

Feito o cálculo anterior, subtrai-se do seu resultado as despesas e os custos fixos para visualização do lucro líquido, que demonstra a capacidade do negócio de manter caixa mesmo após todas as obrigações financeiras e ainda investir no seu crescimento com capital próprio.

Mantendo os conceitos de custos e despesas colocados na conta da margem de contribuição, os gastos fixos são os que se mantêm independentemente do volume de atividades e vendas, como aluguel de algum equipamento (custo fixo) e mensalidade da internet utilizada em demais setores (despesa fixa).

Ticket médio

A métrica do faturamento médio obtido com cada cliente pode ser feita compreendendo toda a carteira ou com a divisão dos clientes, como quando são atendidas empresas de portes muito diferentes e as negociações com cada grupo têm poucas semelhanças ou nenhuma.

Depois de obtido o valor do ticket médio é importante observar qual foi sua evolução, se houve, nos últimos 12 meses, e não considerando aumentos justificados por inflação ou demais causas independentes da atuação do negócio. Tendo havido ou não aumento do ticket durante o período observado, deve-se avaliar se há possibilidade de elevá-lo para os próximos 12 meses e como isso pode ser feito.

Índice de fechamento de vendas

Qual é o percentual de vendas efetivadas em comparação com o total de negociações abertas em determinado período? Quais foram os motivos dos negócios não fechados e as características dos possíveis clientes convertidos e não convertidos?

Após fazer o cálculo para se chegar ao índice de fechamentos em face do volume de oportunidades, as informações da segunda pergunta podem ser utilizadas para entendimento ainda melhor do resultado calculado.

Por exemplo, a equipe de vendas tem uma boa taxa geral de conversões, mas as negociações não efetivadas na maioria envolvem empresas de um ramo ou porte específico. Com isso, a taxa pode ser ainda maior com mudanças feitas especialmente para conduzir melhor as vendas com esse grupo de possíveis clientes.

Duração do ciclo de vendas

O ciclo começa no primeiro contato do cliente em potencial e finaliza no fechamento da venda. Por isso, quanto menor o ciclo de vendas, mais lucrativo é cada negócio.

Primeiramente, esse tempo médio deve ser medido e analisado junto à equipe de vendas para compreensão de seu status: condizente ou muito longo. Sendo um bom tempo médio ou estando apenas um pouco longo, a busca pela redução do período deve ser muito cuidadosa, já que tentar acelerar vendas pode resultar em sobrecarga de vendedores e representantes ou condução desconfortável de negócios para os possíveis clientes.

Sendo o ciclo muito longo, claramente com gargalos, há necessidade de mapeamento de todo o processo e revisão de cada etapa e de como os profissionais conduzem suas contas. É um trabalho mais detalhado em comparação com o anterior porque o problema pode estar em qualquer parte do processo comercial, assim como pode existir mais de um ponto de lentidão.

Indicadores de qualidade

A maioria dos indicadores, como os citados até aqui, são quantitativos, mas qualidade é algo que também precisa ser medido, mantido e, sempre que possível, melhorado.

A diferença entre os tipos de métricas é que as qualitativas, em teoria, são mais abstratas e não podem ser diretamente quantificadas. Porém, é possível registrar os resultados e chegar a números que tornam mais fácil e objetivo entender o grau alcançado de qualidade em processos e produtos.

Por exemplo, em uma pesquisa de satisfação, o negócio pode calcular o percentual de clientes que classificam os produtos como ótimos, bons ou apenas regulares, de preferência coletando mais detalhes sobre as classificações para entender os principais pontos de satisfação e em quais é preciso evoluir.

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