Terceirizar as vendas pode parecer uma ótima solução para ter uma estrutura menos inchada dentro da empresa e até mesmo para reduzir custos com o processo comercial. Mas algo do qual não se abre mão nessa terceirização é a gestão dos representantes comerciais contratados, mesmo que em regime de PJ prestadores de serviços, para conduzirem as negociações.

Na terceirização, um responsável interno ainda precisará se comunicar com os terceirizados, avaliá-los, tomar decisões a respeito do processo como um todo que foi desenvolvido internamente. Daí a importância de aplicar a tecnologia para centralizar dados, ações e registros dos profissionais de vendas.

Formatos de terceirização das vendas

Misto ou parcial

Nesse modelo mantém-se um setor interno de vendedores e somente parte da força é terceirizada com representantes que atuam externamente.

Pode ser uma solução tanto para o processo comercial em si que foi desenhado quanto para alocação de profissionais diferentes que atendem a perfis de clientes distintos.

Por exemplo, para a primeira hipótese a equipe interna pode ser a parte estrategista do comercial, atuando junto aos profissionais de marketing para atrair potenciais clientes, qualificá-los e efetivamente inseri-los no funil de vendas, sendo apenas a parte de visitação e fechamento de pedidos feita pelos representantes externos.

De outra forma, o grupo de vendedores internos pode lidar com as vendas realizadas remotamente, abrangendo perfis de clientes e/ou produtos que podem ser trabalhados dessa maneira, enquanto os representantes atuam em campo com outro grupo de produtos ou segmento de clientes.

Outsourcing total

Aqui toda a equipe é concentrada nos representantes terceirizados, que inclusive podem abraçar também o trabalho de prospectar novas contas, além de manter o relacionamento com os clientes que atendem regularmente.

Nesse caso, a equipe que trabalha no comercial internamente é bastante reduzida, podendo até mesmo a gestão dos representantes e a comunicação com eles ficarem a cargo de somente uma pessoa. O fato é que esse líder interno, mesmo que seja o único profissional da área comercial lidando internamente, precisa existir para ações como definição de políticas comerciais importantes, aumento do portfólio de vendas dos representantes e troca de feedbacks sobre os negócios.

Gestão automatizada da força terceirizada

Alguns princípios fundamentais de gestão, não somente para a área de vendas, são centralização de dados, produção de informação relevante e que apoia ações e decisões e medição de desempenho.

Por isso, mesmo quando a decisão de terceirizar as vendas seja pelo modelo total, um sistema de automação da força é essencial, pois conta com recursos voltados a esses e outros princípios gerenciais focados nas vendas.

Padronização de processos

O trabalho que segue uma linha padronizada de ação evita que ocorram desvios possivelmente prejudiciais aos negócios em andamento, também assegurando que o processo já testado e aprovado seja aplicado para todos os clientes em potencial.

A padronização auxilia na boa performance dos terceirizados, pois elimina dúvidas que eles podem ter sobre como proceder em determinadas situações e a necessidade de eles precisarem desenvolver ações e soluções por conta própria diante dos movimentos que ocorrem nas negociações.

E para que a padronização possa ser mais facilmente seguida, ela deve estar baseada em uma ferramenta que acompanha o trabalho na totalidade e apresenta as funções necessárias, como de atualização de status das vendas, emissão de orçamentos e registro de informações diversas.

O regramento ainda otimiza a produtividade da equipe, acabando com trabalhos desnecessários, tarefas manuais e utilização de ferramentas menos poderosas que um sistema de força de vendas, como planilhas, anotações em papel e softwares gratuitos menos robustos.

Estabelecimento das políticas comerciais

Essas políticas são os quesitos que regem a atuação dos profissionais no relacionamento com clientes e outros envolvidos no processo comercial. Podem ser políticas sobre descontos, comportamento em negociações, etapas obrigatoriamente seguidas e documentos que precisam ser utilizados, além da forma padronizada de preenchimento dessa documentação. 

Portanto, esses critérios devem estar permanentemente expostos, sendo acessíveis aos profissionais que precisam observá-los, motivo pelo qual é positivo concentrar o conteúdo na ferramenta fornecida aos terceirizados.

Representantes comerciais lidam com dezenas de pessoas, contas, e-mails, telefonemas e tarefas diariamente. Por isso, apenas falar para eles quais políticas a empresa valoriza ou enviar um documento por e-mail não são as melhores soluções, já que podem esquecer do que ouviram ou ter dificuldade para encontrar o e-mail em questão quando a consulta for necessária.

Análise de performance

Terceirizar as vendas pode dificultar a mensuração do desempenho por conta de os profissionais atuantes estarem sempre longe do responsável interno. Mas centralizar suas tarefas, seus registros e todos os demais fatores envolvidos em seus negócios em uma tecnologia comercial acaba com essa dificuldade.

Dessa forma, o gestor comercial a quem os terceirizados se reportam pode a qualquer momento visualizar o volume de negócios dos representantes, status dos processos em andamento, números de negociações já finalizadas e outros indicadores gerados pelo trabalho da força externa.

Por exemplo, com a análise de dados segmentados geograficamente e por grupo de produtos pode-se avaliar a performance dos representantes e ainda o grau de demanda que esse grupo tem em determinada região. Com essas respostas é possível entender porque o desempenho dos profissionais é o que foi observado e também se existe possibilidade de aumentar a força para elevar a distribuição na região analisada.

E para você que está pensando em terceirizar as vendas e/ou montar um time interno, veja como contratar bem seus vendedores e representantes.