BI normalmente é visto como uma solução para entregar relatórios complexos para a diretoria tomar decisões sobre os rumos da empresa e definir o planejamento estratégico do próximo período. Mas a ferramenta pode ir além disso e ser utilizada de forma mais simplificada e específica dentro de setores, como na integração entre Business Intelligence e sistema de força de vendas.
Com essa união, o gestor comercial e sua equipe podem ser mais rápidos, eficientes e assertivos tanto nas ações de prospecção e desenvolvimento de negócios quanto na gestão das contas que já são atendidas.
Veja alguns dos pilares importantes para a promoção e a manutenção de uma boa união entre os recursos.
Organizar e direcionar os dados envolvidos
O processo comercial e outras áreas, além de quesitos externos à empresa, geram uma série de dados estruturados e não estruturados. Os primeiros se caracterizam por manter a formatação em todas as hipóteses, como valores financeiros, enquanto os segundos não contam com uma padronização e podem ser extraídos em diferentes formatos.
Então, o gestor de vendas, com ajuda do responsável pela TI, precisa elencar os dados de interesse do comercial, indo além daqueles diretamente ligados a vendas fechadas ou em andamento e de quais fontes internas e externas eles serão extraídos.
Depois disso, ambos devem planejar de que forma os sistemas tratarão esses dados para revelar os insights que o setor de vendas precisa. Em relação aos dados estruturados, a análise é mais simplificada pela padronização de formato, o que demanda trabalhar mais profundamente as fontes de extração, a filtragem das informações colhidas e a organização nos relatórios gerados.
Quanto aos não estruturados, a necessidade anterior se mantém, mas para que eles sejam úteis também é necessário concentrar esforços no uso de machine learning, pois a tecnologia de BI utilizada precisa aprender a compreender e interpretar os dados gerados de forma mais complexa e dispersa. É o caso de conteúdo escrito que pode ser extraído em relação a notícias de mercado, relatórios externos, postagens de redes sociais e depoimentos de clientes de concorrentes ou da própria empresa.
Automatizar e padronizar processos
Isso deve ser feito para otimizar as utilidades da união entre Business Intelligence e sistema de vendas, abrangendo tanto processos específicos da integração quanto tarefas e etapas do processo comercial em si.
Naturalmente, com ajuda dos profissionais de tecnologia, os procedimentos mais técnicos desse trabalho em conjunto funcionam em padrão e automaticamente a partir dos algoritmos, softwares e hardwares. Nesse sentido, o que precisa ser automatizado é a entrega do trabalho de BI ao comercial, como as análises de informações dos clientes e a transferência de determinados dados para o sistema comercial.
Já dentro das atividades comerciais devem ocorrer automações e seguimento de padrões, como alerta aos vendedores de período de maior volume de compras de cada cliente. Com a notificação, os profissionais podem receber relatórios que demonstram exatamente o histórico de períodos, valores das aquisições, itens comprados e forma de pagamento preferencial, o que deixa o vendedor munido para nesse momento conveniente abrir uma negociação.
Desenvolver dashboards
Os softwares de BI, ERP e comercial contam com relatórios próprios, menos ou mais detalhados, muito utilizados em diversos setores. Porém, quando se faz a integração entre Business Intelligence e sistema de vendas é preciso que os profissionais desta última área tenham acesso a resultados produzidos pelas ferramentas em conjunto. Do contrário, seria de pouca utilidade o projeto.
Por isso, dashboards, painéis personalizados de controle, exibição e interação de dados, precisam ser criados especialmente para os usuários do setor comercial extraírem respostas do projeto baseado em BI integrado a vendas. Esse é o melhor tipo de ferramenta para o uso prático do que esse trabalho de mineração e análise de dados, em grande volume e de todas as fontes possíveis, pode entregar.
Envolver os insights nas tomadas de decisão
Com toda a infraestrutura montada, o gestor tem de envolver em suas análises decisivas o que a tecnologia entregar a ele nos dashboards citados acima.
Não significa que todas as decisões passam a ocorrer no automático a partir das informações mostradas, embora algumas, menos complexas, podem ser feitas dessa forma. Mas significa sim que toda decisão a ser tomada passa a ser efetivada com a contribuição relevante da ciência de dados, que na maioria das vezes é a base mais forte e abrangente do plano de ação definido.
Também é importante “criar” novas decisões, que provavelmente não seriam tomadas, para testar hipóteses que BI entregou por meio de análises preditivas e outros tipos de avaliação de dados. Além de previsões, a solução é muito eficiente também para demonstrar situações passadas e presentes, comprovadas, que ainda não haviam sido identificadas por serem muito complexas ou ocultas.
E como a equipe é de suma importância, o gestor precisa envolver também os seus profissionais liderados no projeto desde o planejamento, passando pela execução, até a concepção da integração e o início do uso dos recursos. Como eles lidam diariamente com prospects e clientes, conhecem a fundo as contas e o público e a partir disso podem ter insights próprios junto aos gerados pela tecnologia.
E por falar em integração importante, veja como fazer o mesmo com automação de marketing e sistema de vendas.
