Um tipo de tecnologia que sofre bastante generalização é o de ferramentas de vendas, motivo pelo qual algumas empresas acabam não fazendo a melhor contratação de sistema. Mas existem diferentes softwares comerciais, mais adequados a um ou outro negócio em face das necessidades apresentadas, dos tipos de clientes e de quais produtos ou serviços são vendidos.

Por isso, vamos mostrar neste texto cinco ferramentas e as suas principais características, evidenciando quando e para quais processos elas são indicadas.

Automação da força de vendas

Como sugere o nome, esse software tem como um dos objetivos automatizar o trabalho feito pelas pessoas que representam a força de vendas do negócio, sejam representantes comerciais ou vendedores internos. Também ocorre a automação da gestão dessa força, como acompanhamento de negócios realizados, métricas individuais e funil de vendas.

Além disso, a automação da força visa potencializar o trabalho desta, buscando melhorar seus resultados com aumento de produtividade, melhor condução de negociações, fluidez na comunicação junto a possíveis clientes e outros recursos.

Integrado ao ERP da empresa, o sistema conta com informações como estoque, preços, políticas comerciais, margens de descontos permitidas e todas as demais necessárias para o trabalho dos profissionais e a atualização automática dos números em relação à geração de dados como faturamento adicionado e mudança nos níveis de estoque.

Com isso, centraliza-se todo o processo comercial, sua gestão e o controle dos números gerados pelas movimentações das vendas.

Existe ainda a possibilidade de integrar a automação com outras tecnologias, como soluções de marketing utilizadas para mapear o mercado e prospectar os leads.

CRM

O Customer Relationship Management, junto com a anterior, está entre as ferramentas de vendas mais conhecidas e as duas são algumas vezes confundidas, mas se tratam de sistemas e propósitos diferentes, que em comum têm a questão de vender.

O CRM tem como foco atender a necessidades de relacionamento, incluindo aquele não voltado ao fechamento de novos negócios, como o feito no pós-venda para produtos e serviços que exigem que o cliente seja acompanhado no usufruto e na aplicação de sua compra ou contratação.

Por isso, o software apresenta alguns recursos que vão além daqueles exigidos para o processo comercial, como recursos de marketing. Por exemplo, os CRMs contam com funções de envio de e-mails e de captação de contatos de clientes em potencial. Alguns oferecem também recursos para gerenciamento de chamados abertos pelos clientes via site ou redes sociais.

Software de emissão de pedidos

Aqui tratamos de uma tecnologia mais simples e de uso pontual, que é justamente a sua proposta: informatizar e automatizar a emissão de pedidos de compra recebidos. Portanto, os recursos principais são ligados a orçamentos, pedidos, faturamento, notas fiscais e cobranças, estoque e cadastros de clientes e produtos.

Um mercado que utiliza bastante esse tipo de solução é o de representações comerciais. Os profissionais das empresas de representação recebem as demandas e as formalizam dentro do sistema compartilhado com as suas representadas. A partir da emissão de um pedido, a companhia representada recebe as informações de quantidade solicitada, local de entrega, comprador destinatário e outros dados referentes à venda gerada.

Também há negócios que aplicam o software de pedidos para as suas próprias vendas. Para isso, o ideal é que outras tecnologias compreendam processos de entendimento do perfil de clientes, prospecção, pós-venda e demais assuntos relacionados, já que emissores de pedidos normalmente focam somente na e no controle distribuição das solicitações de compra.

Software de gestão de workflow

A gestão de fluxos de trabalho comumente é associada a outros setores, com o uso de soluções voltadas a planejamento e acompanhamento de processos operacionais. Porém, como sabemos, o comercial também conta com um workflow e ele pode ser bastante complexo, demandando um sistema de gerenciamento dos processos.

Algumas negociações envolvem não somente um produto ou serviço, valores e formato de entrega, mas também leis a serem observadas, custos com projetos abrangentes de desenvolvimento comercial, contratos complexos, diversos profissionais envolvidos, fluxo financeiro complicado, compliance em diferentes níveis e uma série de quesitos.

Um bom exemplo de usuário de tecnologia gestora de workflow é uma consultoria ou assessoria jurídica empresarial que fecha negócios de fusão e aquisição entre organizações. O volume de processos e de temas associados a esses negócios exige alto nível de controle e automatização de várias tarefas.

ERP com módulo de vendas

É difícil encontrar um ERP que não ofereça o módulo comercial. Mesmo assim, é muito comum que empresas usuárias de ERP busquem outras ferramentas de vendas para integrar ao software de gestão.

Isso ocorre porque tecnologias como a automação da força de vendas não são recursos adicionais de outro software, mas sim soluções específicas para uma necessidade, que oferecem mais funcionalidades para ela e permitem uma gestão sofisticada do processo comercial.

Entretanto, se o módulo do ERP em questão atender às demandas do setor do negócio, faz sentido que ele seja mantido como gerenciador do comercial, até porque ele está automaticamente ligado a outros, como fiscal, de faturamento e de estoque, para a automatização da atualização dos números modificados a partir dos negócios efetuados.

Caso a sua empresa precise de uma solução específica comercial, provavelmente você considerará o CRM ou a automação da força, ferramentas de vendas que se encaixam na maioria dos negócios. Para ajudar com isso, criamos um conteúdo focado nas diferenças entre SFA e CRM, com tópico específico sobre qual tecnologia é mais indicada para cada caso.