Projetos do setor de TI normalmente têm algum grau de complexidade e são desafiadores, mas eles não podem se tornar um problema para a equipe na etapa de desenvolvimento. Para evitar que isso ocorra, o gerenciamento de projeto de TI deve dar o suporte necessário para que as expectativas das partes interessadas sejam atendidas com os recursos financeiros, tecnológicos e humanos disponíveis para a execução.

Além disso, a gestão de aspectos técnicos e o planejamento de como ocorrerá o desenvolvimento são essenciais para o bom andamento da parte prática, com correta organização das etapas do trabalho.

De acordo com uma pesquisa feita pelo Standish Group, consultoria independente global de tecnologia e fornecedora de relatórios e dados sobre a área, somente 29% dos projetos são concluídos com sucesso por questões associadas a comunicação ineficiente, planejamento mal feito e recursos que não são bem aproveitados.

Veja como evitar que seu projeto entre nessa estatística negativa com um bom gerenciamento. 

Metodologia adequada de gestão

Entre as diferentes metodologias de gerenciamento de projetos de TI, a escolha deve ser baseada nas necessidades e características do próprio projeto. Isso porque um método não adequado pode tornar o projeto excessivamente complexo, de execução lenta ou mais caro do que deveria.

Por mais que o gestor e a equipe estejam acostumados a determinada técnica, por ser utilizada comumente nos seus projetos, outra deve ser escolhida se a primeira opção não for a mais adequada para o caso em questão.

Vamos brevemente passar pelas principais metodologias.

Ágil

A metodologia ágil se encaixa bem em projetos de complexidade baixa ou média e que podem sofrer muitas alterações durante a execução por conta de feedbacks de usuários e da diretoria. É um método flexível e dinâmico, que se adapta bem a mudanças recorrentes de planejamento, e seus princípios são:

• o funcionamento do produto final (o software em desenvolvimento, por exemplo) é mais importante que uma documentação complexa e abrangente;
• as pessoas que participam e a interação entre os envolvidos em todos os níveis são mais relevantes que processos padronizados e as ferramentas utilizadas;
• colaboração com usuários e clientes internos ou externos é mais decisiva do que formalidades;
• responder a mudanças e solicitações direciona mais as ações do que o seguimento de um plano.

Isso não significa que atuar dentro da documentação e seguir alguns processos padronizados importantes, por exemplo, não sejam relevantes e não façam parte do projeto executado com essa metodologia. Porém, esses critérios acabam ficando em segundo plano.

Ou seja, um ambiente para o qual seja imprescindível seguir a documentação à risca, e para o qual não haverá muitas solicitações ou mudanças em meio à execução, não pode ser gerido com esse método.

Cascata

Também chamada de Waterfall, é uma metodologia mais tradicional de gestão e que organiza tarefas, processos e entregas em ordem cronológica. Diferentemente da anterior, ela é pautada essencialmente por planejamento, cronograma, documentação e demais pontos de uma organização vertical e fixa.

Waterfall segue a linha de planejamento (diagnóstico, análise de viabilidade, levantamento de requisitos, documentação etc), execução, validação do desenvolvimento executado, testes técnicos e junto a usuários e, por fim, implementação. É indicado a projetos com requisitos muito bem definidos e estudados, com orçamentos sem margem para extensão e para os quais não são esperadas muitas alterações durante a execução.

Utilização coerente do PMBOK

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK), conjunto de conhecimentos e critérios para gerenciamento de projetos de TI, reúne ações, estratégias e fatores extremamente importantes, mas ele não pode ser cegamente seguido. Ele deve ser aplicado na medida do possível e do quanto ele se encaixa no projeto em questão.

Por exemplo, um projeto simples não precisa observar todos os tópicos do PMBOK para ser planejado, pois muitos deles sequer apresentam fatores citados no guia. Assim como uma pequena ou média empresa dificilmente precisará avaliar a estrutura de governança e política do negócio para incluir uma possível influência desse tipo na documentação, na relação com partes interessadas ou no desenvolvimento.

A ideia é que o PMBOK ajude sendo aplicado até onde ele cabe no projeto em questão e que ele não torne o trabalho mais complexo e burocrático do que realmente precisa ser.

Limitação do escopo

Inserir funcionalidades e demais recursos no escopo pode ser algo tentador, visando entregar algo ainda mais grandioso à diretoria e aos usuários. Porém, depois pode ficar difícil desenvolver tudo o que foi colocado dentro do prazo previsto, da equipe que a empresa possui e do orçamento obtido.

O escopo deve prever o máximo projeto possível de ser entregue com os recursos e o tempo que se tem para ele. E isso requer também uma gestão de expectativas e demandas de superiores e usuários, que após verem o escopo podem pedir mais recursos ou apontar mudanças.

Sempre que qualquer pessoa solicitar alteração do escopo ou alguma adição, é preciso deixar claro que isso mexe no cronograma, no orçamento e possivelmente no tempo necessário para o desenvolvimento.

Apoio dos superiores

No mínimo um sócio ou membro da cúpula da empresa deve estar bem integrado ao projeto e a par de seu andamento, sendo o apoiador do projeto no mais alto nível da hierarquia da empresa. Isso porque a falta de apoio da diretoria pode gerar atraso de repasses financeiros e outros recursos, de feedbacks e na preparação do ambiente para realização de testes e implementação.

Junto a um escopo falho, expectativas irrealistas e mau direcionamento dos recursos disponíveis, a falta de apoio de superiores está entre os principais fatores que dificultam o gerenciamento de projetos de TI e sua conclusão. Na prática e de forma simples, esse fator funciona como uma trava para o andamento ou a conclusão.

E se você quer ler mais conteúdos úteis para a TI da sua empresa e projetos específicos, assine a newsletter do nosso blog.