Sistemas de marketing e vendas atualmente podem ser considerados essenciais para os profissionais dessas áreas, mas quando as tecnologias não têm nenhuma comunicação podem ocorrer gargalos nos processos.

Integrar automação de marketing e sistema de vendas evita problemas como trabalho duplicado, informações repetidas, relatórios desnecessários e pouca eficiência. Assim como melhora o trabalho em conjunto dos profissionais envolvidos em ambas as áreas.

A seguir, veja quais são as principais opções técnicas para fazer a ligação das soluções e boas práticas para aproveitar melhor a integração.

Técnicas de integração

Existem diferentes formas de integrar as ferramentas, a depender de quais recursos de tecnologia que os softwares em questão apresentam para o módulo de integração e de quais são as necessidades das equipes.

Muitas ferramentas são desenvolvidas já com integração direcionada para determinadas outras ferramentas, que é a integração nativa. Por exemplo, o R-Connect tem integração nativa com alguns dos principais ERPs do mercado, possibilitando uma integração mais rápida, sem intermediários e novos projetos, logo após a sua implementação da força de vendas.

Quando dois softwares não contam com a integração nativa, eles podem ser ligados com um mecanismo que intermedia isso. Um hub de integração age como uma ponte entre as ferramentas, permitindo a automação de tarefas em ambas a partir de processos e milestones definidos nos dois lados, assim como viabiliza o trânsito de dados entre as partes.

Outra maneira muito utilizada de integrar automação de marketing e sistema de vendas é por meio de APIs, mecanismos que são códigos de programação fornecidos por desenvolvedores das ferramentas para permitir que outras tecnologias tenham acesso aos dados trafegados na sua. Por exemplo, a API do software de automação é aplicada na força de vendas e esta última, de acordo com tarefas dos usuários, faz solicitações ao primeiro pela API, que dá abertura para o compartilhamento da informação requisitada via mecanismo de integração.

Também pode ser feita a integração por meio de um projeto customizado, necessário quando nenhuma das outras formas citadas está disponível ou é viável para as ferramentas. Nesse modelo, cria-se uma interface de integração entre as ferramentas ou desenvolve-se uma API para que uma tecnologia requisite o acesso ao banco de dados da segunda.

Boas definições para integração

Gestão dos dados transitados

É necessário padronizar quais informações serão passadas de lado a lado e quando isso será feito, para que não ocorra somente a ligação entre tecnologias e o acesso a dados sem uma forma objetiva. Aliás, contar com volume maior de informação de maneira desorganizada tende mais a atrapalhar os usuários na centralização delas do que a ajudar.

Além do volume, deve-se atentar à qualidade dos dados integrados, aos critérios que eles atendem e a como auxiliam em análises e tomadas de decisão. Isso porque a exatidão e o potencial estratégico da informação têm mais valor do que a quantidade gerada.

Com ajuda de profissionais de tecnologia, é importante fazer um mapeamento de fluxo de dados, documentando origens, leituras e destinos das informações transitadas. Esse mapeamento assegura que posteriormente, no dia a dia, não ocorra a alocação incorreta de dados, o que atrapalha o trabalho e pode induzir os profissionais de marketing e vendas a cometerem erros.

Fluxo de trabalho e automação de processos

A integração de tecnologias envolve também os processos que rodam nelas. Então, os fluxos de trabalho de marketing e vendas devem ser organizados levando em consideração os processos que podem ser automatizados e unificados com a integração.

As equipes precisam mapear seus fluxos de trabalho individualmente e também observar em quais momentos os dois se encontram. Assim, podem definir quais tarefas duplicadas serão unificadas, gatilhos de ativação de automações e parâmetros que a integração precisa seguir.

Da mesma maneira que na gestão de dados, a projeção de workflows e automações também necessita de um mapeamento: nesse caso é o de comportamentos. Por exemplo, o que deve acontecer quando determinada informação chega ao módulo de destino ou quando uma ação ligada a outra é ativada.

Antes de dar a integração por finalizada e pronta para operar, é interessante realizar testes para observar se as tecnologias se comportam da maneira desejada e também transitam os dados conforme as regras estabelecidas para eles.

Alinhamento de profissionais

Para integrar automação de marketing e sistema de vendas é preciso que as equipes de marketing e do comercial também estejam alinhadas para definição de pontos como:

• até onde vai o marketing e onde inicia o processo comercial;
• atribuições de cada equipe;
• indicadores individualizados e medidos em conjunto;
• atribuições de leads.

Com esses e outros fatores alinhados promove-se uma integração tecnológica mais inteligente, que colocará em prática o nível e o formato de trabalho acordados entre todos os envolvidos em prospecção e vendas.

As equipes também precisam ter canais de comunicação permanentemente abertos para trocar percepções sobre os leads e sobre os seus trabalhos, a fim de uma potencializar a outra e ambas melhorarem em conjunto.

Esse alinhamento pode ser documento em um SLA, que padroniza processos e indicadores, descreve tarefas e responsabilidades e registra todas as demais ações e os critérios definidos para a atuação conjunta, reduzindo a margem para erros e possibilidades de desvios.

É uma maneira potente de extrair o máximo da integração entre as ferramentas e também da atuação dos profissionais envolvidos, motivo pelo qual criamos um conteúdo especificamente sobre o assunto: leia como alinhar marketing e vendas para fechar mais negócios.