Um dos principais critérios utilizados no planejamento do setor de vendas é qual resultado é possível obter a partir de determinado investimento e o quanto isso representa em liquidez, não apenas em faturamento bruto. Daí a importância de se comparar os mais diversos fatores que diferenciam a montagem de uma equipe interna da terceirização do processo, observando o quanto cada modelo representa em custos e como podem ajudar na distribuição dos produtos.
A seguir, vamos abordar o que é preciso materialmente e em termos de planejamento para colocar em prática os modelos e quais vantagens e desvantagens principais eles apresentam.
Montando a equipe interna
Para criar um setor de vendas interno é preciso estruturar processos, alocá-los dentro de ferramentas e direcionar pessoas para o operacional e para a gestão. Também é necessário planejar como o departamento se relacionará com outros, como marketing e financeiro, e definir o modelo de trabalho, se serão vendas feitas em campo ou de dentro da empresa.
Após o desenho dos processos e a instrução das pessoas, eles devem começar a rodar e serem acompanhados para validação. E nessa etapa é bastante comum que erros sejam corrigidos e práticas sejam otimizadas, até que o gestor e a diretoria deem o desenho como pronto e as tarefas como padronizadas para continuidade.
A fase do parágrafo acima envolve também definir as ferramentas utilizadas, e uma delas deve ser um sistema de força de vendas, que centraliza o processo padronizado e os dados gerados pelas vendas e demais trabalhos da equipe. Na integração com demais setores, cabe mapear como ocorre o relacionamento e, sempre que possível, ligar tarefas e fluxo de informações para eliminar trabalhos manuais, dispersão de dados, gargalos e outros possíveis problemas. Por exemplo, se trata de o backoffice ser notificado imediata e automaticamente após cada venda para proceder com emissão de cobrança e demais tarefas administrativas.
Estando em primeiro momento consolidada a forma de trabalho, é hora de começar a criação das métricas pelas quais as metas serão decididas e o trabalho e os profissionais serão avaliados. Com a coleta das informações para os indicadores monitorados, decisões podem começar a ser tomadas usando esses números de base, como realocação de pessoas, mudança de meta ou alteração em algum ponto do trabalho.
Vantagens e desvantagens da equipe interna
A principal vantagem está no controle que o gestor tem sobre tudo o que acontece no setor de vendas, pois tudo o que acontece fica dentro de um ambiente interno no qual ele está presente diariamente. E os membros da equipe trabalham dentro de uma hierarquia e processos padronizados, se reportando diretamente ao responsável.
A comunicação entre os profissionais, inclusive de outros departamentos, é facilitada com essa estruturação pela proximidade das pessoas e interação frequente entre elas.
Como desvantagens temos os custos, já que a empresa tem despesas integralmente com tudo o que compõe a montagem e a manutenção do setor. E o gasto mais alto é com profissionais, incluindo, além de remunerações e comissões, encargos e investimento em estações de trabalho.
Terceirizando o comercial
A terceirização geralmente ocorre com a contratação de representantes comerciais, que atuam como prestadores de serviço e para o processo no modelo de vendas de campo, se reunindo com o gestor em alguns momentos e no dia a dia trabalhando presencialmente junto aos clientes.
Ao decidir por essa opção, o gestor e os terceirizados devem acordar como será gerada a demanda para os representantes: se eles vão atender contas passadas pela empresa, se eles terão a responsabilidade de buscar os possíveis clientes ou se ambos ocorrerão. Outro alinhamento essencial é ao rol de produtos oferecidos, que os profissionais externos devem conhecer muito bem, além de condições de compra e elasticidade permitida para negociações e concessões.
Assim como na criação do setor de vendas interno, é preciso contar com sistema de automação e força de vendas mesmo com profissionais externos. Isso porque é uma forma de aumentar o controle sobre as ações de vendas, proporcionar uma ferramenta eficiente para os representantes cuidarem de suas contas, ter dados para avaliação do trabalho e fazê-los trabalhar respeitando políticas comerciais e de negócios que a empresa cultua.
Como não existe proximidade de convivência diária, é preciso ter bastante cuidado com a comunicação, ficando o gestor comercial ou alguém indicado por ele responsável por acompanhar os vendedores, discutir ações, compartilhar indicadores e realizar reuniões.
Vantagens e desvantagens da terceirização
O menor investimento surge como vantagem mais destacada do modelo, pois a empresa não precisa arcar com estações de trabalho e outros recursos de uso diário dos profissionais. Além disso, como prestadores terceirizados, acarretam em menos gastos se compararmos essa forma de contratação com o aumento de funcionários na folha de pagamentos. Com isso, o negócio pode contar até com uma rede maior de vendedores e abranger mais mercado.
Como desvantagens podemos citar o menor controle sobre o processo de campo e as maiores chances de ocorrerem desvios da política comercial e outros critérios. Mas isso pode ser evitado com um acompanhamento próximo por parte de alguém de dentro da empresa, como citamos.
Existe ainda um ponto importante para definir entre a internalização e a terceirização do setor de vendas que diz respeito a desafios específicos que o negócio tem na empresa e no seu mercado. E para ajudá-lo a refletir melhor sobre esses desafios e a superação deles pelo comercial, trazemos outro texto no qual entramos em detalhes de alguns desafios de vendas para pequenas empresas.
