Um playbook de vendas é um guia instrutivo e estratégico criado para a equipe comercial, pré-vendedores, vendedores e representantes comerciais, deixado também à disposição dos profissionais de marketing caso seja necessário por algum motivo e pelo alinhamento entre marketing e vendas na empresa.

Ele é formado por diferentes partes, que dizem respeito a políticas comerciais e empresariais, questões teóricas, práticas de trabalho e demais aspectos envolvidos pelas rotinas diárias comerciais e estratégia de vendas.

A seguir, veja como se estrutura o guia e de que maneira otimizá-lo para a equipe.

Principais tópicos

Processos e fluxo de trabalho

Esse tópico é fundamental para padronização das ações e prevenção contra desvios no método de trabalho dos vendedores. Ele descreve o fluxo, a organização das tarefas, cada uma delas e de que maneira devem ser feitas.

Por exemplo, quantas tentativas de contato realizar até desistir de falar com o prospect e o que deve ser feito antes e depois desse momento.

Termos e explicações

Não é preciso que tudo seja listado e traduzido, mas alguns termos específicos, mais complexos e/ou que às vezes acabam sendo confundidos devem ser organizados em um glossário para os profissionais, incluindo os de outros setores, possam tirar dúvidas.

Descrição de cargos e responsabilidades

Vendedores, pré-vendedores, gestores e outros cargos devem estar claramente descritos no playbook de vendas para evitar que ocorram ruídos de comunicação e confusão entre as atribuições dos profissionais.

Comissões, prêmios e outros pagamentos

Como essas remunerações, sejam adicionais ou parte natural dos pagamentos mensais, são de interesse permanente dos membros da equipe de vendas e também funcionam como fatores de incentivo ao trabalho deles, faz sentidos disponibilizar os critérios de pagamento e de bonificações no guia.

Perfil do cliente ideal

A descrição do perfil buscado tem de ficar sempre à disposição dos profissionais para consultarem e tirarem dúvidas específicas quando precisarem, especialmente se tratando de recém-contratados.

Acordos com outros setores

Indireta ou diretamente, o setor comercial se relaciona com demais departamentos. Portanto, o que os profissionais têm de fazer nesse sentido também precisa estar descrito.Por exemplo:

• notificação à logística de produtos a serem expedidos para entrega aos compradores;
• acordos entre marketing e vendas;
• comunicação com financeiro e fiscal para emissão de cobranças e notas fiscais;
• comunicação com jurídico e diretoria no caso de celebração de contratos para vendas e serviços.

Indicadores

Todas as métricas que são acompanhadas devem estar expostas no playbook de vendas, bem como a periodicidade de consolidação de cada uma. Todos os indicadores que não são acompanhados têm de ser excluídos dessa parte do guia.

Se for necessário para algum indicador, por complexidade ou outro motivo, a fórmula de cálculo deve ser explicada.

Objeções mais enfrentadas

Isso vem da experiência dos profissionais que estão há mais tempo na equipe. Junto a essas objeções comuns, o playbook também deve apresentar argumentos já desenhados para elas e que durante o tempo a empresa pôde validar.

Dados da empresa e de produtos/serviços

Especificações, diferenciais, principais benefícios e outros fatores a serem explorados devem constar no guia para que os vendedores não esqueçam de algum ponto importante e com potencial de mudar a decisão de um prospect.

Não se pode esquecer também da proposta de valor claramente descrita, que não é o mesmo que as especificações do produto ou serviço, mas sim o que o cliente tem como benefício ao fechar o negócio.

Ferramentas e integrações

O tópico prevê a listagem de todos os softwares utilizados pela equipe comercial e as integrações feitas entre eles, incluindo aquelas ferramentas utilizadas por departamentos diferentes, e as funções de cada tipo de tecnologia.

Para sanar possíveis dúvidas, essa parte tem de contar com links e endereços que direcionam para as bases de conhecimento e/ou pedido de suporte das tecnologias.

Organização do playbook de vendas e otimização do uso

Sumário

São vários tópicos e, por isso, o guia pode ser finalizado com várias páginas, ficando extenso. Diante disso, um sumário ajuda os usuários a encontrarem mais facilmente o que precisam em suas consultas.

Aplicação no onboarding

Para conhecer o guia e efetivamente lê-lo, o documento deve ser inserido no onboarding de novos profissionais admitidos para o comercial. Eles devem ser influenciados a ler todo o conteúdo e reler algumas partes durante momentos específicos de treinamento e ambientação.

Compartilhamento

Como o playbook de vendas não deve ser apenas um documento bonito e teórico guardado em alguma pasta, precisa ficar à disposição de todos os profissionais em diferentes aparelhos, inclusive móveis, em local de fácil e rápido acesso.

Aliás, para empresas que contam com representantes comerciais e vendedores de campo, faz sentido criar uma versão específica para smartphones e tablets porque esses profissionais tendem a usar bastante os aparelhos móveis por estarem em ambientes externos e se locomovendo frequentemente. E o PDF desenvolvido no computador pode não se ajustar adequadamente às telas menores.

Atualização

Assim que uma mudança for definida para uma métrica, um processo, uma ferramenta ou qualquer outro componente do guia, os usuários devem ser imediatamente comunicados que determinada parte do documento está “congelada”, em atualização.

A edição deve rapidamente incluir a mudança definida, com comunicação imediata de “descongelamento” do tópico, que pode voltar a ser lido e utilizado normalmente.

Na sua empresa já existe uma boa metodologia comercial para incluir no guia? Conheça cinco boas metodologias de vendas para testar e padronizar no seu playbook.