Já passou o tempo que as decisões de uma empresa dependiam somente das percepções de gestores. Há muitos anos que a gestão orientada por dados tornou-se bastante acessível para pequenos negócios, incluindo fontes diversificadas de geração de informação e grande volume de dados para embasar ações e planejamento.

Além de os dados qualificarem as ações gerenciais em si, ainda servem como base para análise e medição de indicadores, que atestam o sucesso do trabalho feito anteriormente e mostram com clareza onde há pontos de melhoria e necessidades de correção.

No decorrer deste material, mostraremos como preparar a empresa para esse modelo de gestão e colocá-la em prática.

Mapear os objetivos e os dados necessários

Cada setor tem suas próprias metas, além dos objetivos globais — influenciados pelos setoriais. Começando pelas metas, os gestores devem elencá-las e quantificá-las. Com isso, sabe-se o que precisa ser medido tanto em relação a resultados finais quanto a etapas intermediárias que estão no caminho dos objetivos.

Se um dos objetivos é aumentar o volume de vendas em 10% dentro de determinado período, o comercial deve medir também o número de leads gerados, a quantidade de oportunidades de negócios criadas e a taxa de fechamentos, entre outras métricas, para estabelecer o melhor processo e chegar ao indicador final, o número de novas vendas e seu percentual de crescimento.

Na hipótese de uma busca por redução da estrutura de custos, as despesas em geral precisam ser monitoradas para no final ser constatado o percentual de redução geral para a estrutura como um todo e se essa porcentagem chegou à meta estabelecida.

Definir onde coletar os dados

Para funcionar e gerar bons resultados, esse modelo de gestão precisa precisa de informação gerada com rapidez, abrangência e exatidão, até porque uma das principais funções dos dados é embasar a tomada de decisão, que não pode ser atrasada ou induzida ao erro.

Por isso, o início do processo compreende a definição dos canais de coleta e geração de dados, etapa na qual a tecnologia deve ter prioridade frente a anotações manuais de profissionais, planilhas que exigem intervenção humana e outros canais não atualizados automaticamente e em tempo real.

Para obter dados sobre o processo comercial, por exemplo, o ideal é contar com um sistema de força de vendas, que registra números relacionados a negócios desenvolvidos, fechados e perdidos e também sobre o desempenho do processo e dos profissionais do setor.

Já para a gestão empresarial e financeira, um ERP que abrange todas as áreas e integra processos, tecnologias e setores, é uma das melhores ferramentas para coletar dados úteis ao planejamento estratégico e ao estabelecimento de metas, assim como para a verificação do alcance ou não dos objetivos.

Organizar e cruzar os dados

A gestão orientada por dados depende também de como a informação é exposta e cruzada, potencializando ao máximo o trabalho dos decisores que fazem uso dela.

Dados de um mesmo setor normalmente se posicionam próximos em relatórios, mas é ainda melhor se o documento for personalizado para que a relação entre eles (por exemplo, um custo com insumo que representa X% do faturamento) seja automaticamente exposta, sem que os profissionais precisem ir atrás dos números e fazerem cálculos.

Também é importante que exista a possibilidade de cruzar em um mesmo relatório as informações referentes a setores distintos, como marketing e vendas, que possuem relação direta e precisam de análise conjunta para entender o resultado final dos negócios gerados ou não.

Se o processo gerar informação de qualidade e rapidamente, mas ela for muito desorganizada, a aplicação dela na prática pode ser dificultada.

Monitorar e contextualizar os números

A geração de base de dados é feita pelas três etapas acima, e agora inicia a análise, para posteriormente ser feita a orientação em si.

Primeiro, para cada informação e possibilidade de cruzamento precisa ser definida uma periodicidade de leitura. E isso depende do tipo de cada dado e dos objetivos associados a cada um deles.

O número final de crescimento das vendas pode ser observado somente no fim do mês, mas os dados que medem o desempenho de ações e profissionais que buscam esse resultado já necessitam de acompanhamento mais próximo. Mudanças e melhorias implementadas antes do fim do período podem corrigir problemas que seriam mantidos, e atrapalhariam o resultado final, se todas as métricas de marketing e comercial também só fossem analisadas após um período mais longo.

A contextualização por sua vez serve para que as constatações obtidas sobre os resultados sejam coerentes e levem em conta tudo o que influencia no que relatórios expõem. A redução de determinada despesa é algo positivo em teoria, mas, na realidade, somente é se no contexto geral isso significou redução na estrutura como um todo, se nenhuma outra despesa aumentou na mesma proporção e se não houve queda de qualidade e desempenho por essa redução.

Orientar

Enfim chegamos ao momento em que os dados orientam a gestão: são aplicados na prática no planejamento e na tomada de decisão.

O aumento de vendas esperado não foi alcançado, conforme os dados do período? Então, é momento de avaliar todo o contexto de marketing e vendas, analisar os dados, entender onde houve erros e baixo desempenho em processos e então decidir o que irá mudar,  quais novas ações ou ferramentas serão adotadas ou que tarefa será eliminada por atrapalhar o desenvolvimento de negócios.

E se as metas foram batidas? Nesse caso, a análise desse último período e de um histórico mais longo do comercial são usados para decidir se no próximo período haverá mudança nas metas ou a atual ainda se mantém. E mesmo assim é possível revisar a informação sobre o processo comercial para encontrar maneiras de potencializar o que já funciona.

A sua empresa já tem uma gestão orientada por dados? Como a informação está sendo gerada e utilizada? Deixe sua percepção e participe nos comentários.