O momento de apresentar a proposição de valores e do conteúdo dos produtos ou serviços é um dos mais decisivos para o sucesso de uma negociação. Daí a importância de utilizar o documento correto, proposta comercial ou orçamento, para o tipo de processo comercial que se está realizando.

Se o documento for mais complexo do que o necessário, o prospect pode demorar a entender o que foi proposto e tomar sua decisão. Sendo simples demais e pouco abrangente, pode ser passada a ideia que a empresa não está preparada para atender a determinada demanda.

A seguir, vamos abordar as diferenças entre proposta e orçamento e em quais momentos faz mais sentido usar um tipo de proposição ou outro.

Diferenças entre proposta comercial e orçamento

A proposta é um documento mais complexo, dentro do qual as bases de um projeto de serviço ou do atendimento a uma compra são definidos, incluindo critérios da relação comercial que posteriormente serão colocados em contrato a partir do aceite da proposta comercial, que os define.

Normalmente, as propostas contam com um escopo explicativo, mostrando como o fornecedor irá proceder, quais recursos serão utilizados, objetivos, prazos, métodos, formato das entregas e outros fatores parte das etapas do trabalho a ser feito. Algumas vezes, até mesmo dados do possível cliente são inclusos, como as necessidades apresentadas, para que a empresa apresente na proposta como trabalhará em cima delas.

Já o orçamento é uma apresentação mais simples de valores e itens negociados, que comunica diretamente o que está incluso em um serviço ou venda e por qual preço, sem muitos detalhes, sendo uma forma mais direta de cotação de valores. Logo, não conta com escopo, descrição de etapas, listagem de materiais e recursos e nem outros anexos à cotação.

Quando usar proposta comercial ou orçamento

Essa decisão depende do que precisa ser comunicado ao prospect e do grau de complexidade do negócio.

Se a venda tem como finalidade para o cliente alcançar objetivos estratégicos dentro de um projeto mais amplo, a proposta comercial faz mais sentido. Nela, os objetivos podem ser listados e a aplicação do produto ou serviço pode ser detalhada para cada um deles, assim como o método de trabalho utilizado para chegar aos objetivos pretendidos.

Caso o fechamento do negócio dependa de um contrato de serviços ou de fornecimento, a proposta também pode ser interessante. Isso porque as complexidades e especificidades que deverão constar no contrato podem ser definidas na proposta comercial, que comporta proposições mais detalhadas e possíveis critérios burocráticos.

Mesmo que a negociação seja para uma venda, operação simples de comércio, a proposta pode ser a melhor ferramenta de proposição se a entrega depender de três ou mais etapas, como aprovações de itens e análise e definição de modais de frete. Conforme alguns poucos detalhes precisam ser aprovados pelo prospect e combinados com a empresa, se torna menos seguro deixar isso para acertos verbais posteriores e definições não prévias, que podem atrasar as entregas.

Se o caso não apresentar esses tipos de complexidade e os detalhes do pós-fechamento poderem ser combinados sem antecedência e/ou verbalmente entre os envolvidos, o orçamento pode ser utilizado.

Orçamento e proposta em conjunto

Existe ainda a possibilidade de os documentos se complementarem, como um sendo anexo do outro, por conta de o negócio a ser fechado apresentar algumas especificidades e burocracias, mas o prospect exigir um orçamento para seu processo decisório e de estudo de viabilidade financeira.

Por exemplo, o futuro cliente está adquirindo itens para um projeto ou buscando um fornecedor de mercadorias mediante contrato de fornecimento para crescer sua rede de suprimentos. Nesse caso, há fatores que exigem uma proposta comercial personalizada, mas o orçamento pode ser colocado em anexo com valores para diferentes quantidades de produtos e condições distintas de preços e pagamento conforme os volumes adquiridos.

Apresentação comercial

A apresentação é diferente da proposta e do orçamento, pois não é decisiva para o processo comercial e nem personalizada para cada cliente. Por isso, pode ser o primeiro documento enviado a um prospect, antes dos citados acima, que pode ser usado como anexo de um deles, pois é mais genérico e trata da empresa e de seus produtos ou serviços como um todo.

Além disso, a apresentação comercial ainda serve como uma apresentação do próprio negócio para quem deseja conhecer a empresa e não é cliente em potencial, como possíveis parceiros, fornecedores e investidores.

Agora, para que se chegue ao momento de propor um negócio e apresentar valores, é preciso ter um bom processo comercial, que engaje os contatos dos vendedores e leve-os ao momento da proposição. Então, veja como organizar seu processo de vendas.